Об ограничениях электронных таблиц в процессе корпоративного планирования.

Для планирования и анализа данных в компании, как правило, используют электронные таблицы. Нет, мы знаем несколько фермеров, которые планируют бизнес при помощи тетрадки, линейки и ручки. Но это скорее исключение. Они тоже скоро поймут, насколько это неудобно.

Электронные таблицы позволяют вводить данные, структурировать их, хранить, корректировать при необходимости. Люди привыкли к таблицам.

Но действительно ли это удобно?
Возможно, если в планировании участвует один человек, а деятельность, которую он планирует, состоит из одного (максимум нескольких) процессов с минимумом финансовых операций. С такой задачей легко справляется Microsoft Excel, Numbers или Google Spreadsheets.

Но если компания разрастается, число сотрудников увеличивается, а сам бизнес становится сложнее? Растет ассортимент продукции/услуг, ширится география, увеличивается количество дистрибьюторов, а горизонт планирования увеличивается с нескольких месяцев до нескольких лет?

Как в таблице Excel сможет работать отдел продаж (планирование продаж), отдел закупок (планирование закупок) и производственный отдел одновременно? Excel не подразумевает совместной работы нескольких пользователей. Это проблема.

Google Spreadsheets позволяет одновременную работу, но даже он не позволяет назначить различные права доступа к отдельным блокам таблицы. А это необходимо: иначе у одного отдела может быть соблазн поправить данные другого отдела. Кроме того, существуют данные, которые в компании может видеть ограниченное количество сотрудников. Это тоже проблема.

Ещё одна проблема, которую сложно решить при помощи электронных таблиц – это ввод и отображение данных в нескольких разрезах. Например, объём продаж конкретного продукта может быть отражен в разрезе: типа продукции, используемых в производстве комплектующих, региона продаж, месяца/года продаж, дистрибьютора/покупателя и т.д.
Для нескольких продуктов сделать наборы записей несложно. Но если таких данных – миллионы ячеек, как это реализовать в простой плоской таблице? Ведь это уже не одна таблица, а много таблиц. В финансовом планировании такая структура данных получила название “куб”, и таблица - лишь усеченная, “плоская” проекция этого куба в двух измерениях (например, объём продаж на срезе “тип продукта - год”).

Создание и администрирование кубов, используя программы, которые для этого не приспособлены (плоские таблицы) требует постоянно выделенных человеческих ресурсов, разработка структур - месяцев работы, но даже при этом данные постоянно будут сбиваться, результаты будут выдаваться с ошибками, а обработка данных в такой системе может занимать часы! И это при том, что указанные выше проблемы одновременного доступа и системы разграничения прав сохранятся.

Мы перечислили сейчас только три проблемы. Но их гораздо больше. Это и необходимость разрабатывать свой шаблон, и неудобство работы с планируемыми и фактическими данными одновременно, и слишком простая графическая интерпретация данных, и отсутствие встроенных инструментов анализа, и проблемы автоматической интеграции с другими системами хранения и работы с данными компании, и множество других.
Применение таблиц для корпоративного планирования очень ограничено. Использовать для планирования бизнеса электронную таблицу, имея специализированные решения для корпоративного планирования – это как использовать тетрадку, линейку и ручку, имея электронную таблицу.

Данные в Powercube уже хранятся в формате куба, с использованием MOLAP-технологии (в отличие от хранения в формате набора таблиц). MOLAP-технология позволяет вносить и применять любые изменения практически мгновенно.
Построить модель планирования для своей собственной компании в Powercube очень просто. Взаимоотношения между группами ячеек задаются интуитивно. Для качественного настраивания системы не нужны дорогие выделенные специалисты: достаточно общего понимания, как работают формулы в таблице.
Кроме этого, мы заложили в Powercube систему одновременной работы более 250 пользователей (!) с гибкой системой разграничения прав доступа.

Позже мы расскажем и про то, как Powercube решает и другие проблемы, которые мы обозначили выше.

Следите за нами!