Если к вам внезапно нагрянул инспектор по труду, то надо быть "вооруженным"

 Ох, завела меня @amelina.elena  с первичкой! Сегодня я буду занудой, иначе не получится. Некоторые бизнесмены даже не представляют себе, насколько это серьезная тема. "Рукава кусают" только тогда, когда им выставляют большущие штрафы. Иначе говоря, спохватываются, но поздно. 

А ведь требуется всего лишь соблюсти небольшие формальности. Это так кажется, что ниже у меня будут сплошные дебри. На самом деле нет ничего в них сложного. Надо всего лишь оформить пакет внутренних документов. Для малых предприятий их текст может вместиться всего в одну страницу.

Итак, поехали!

Трудовой инспектор может нагрянуть неожиданно! Независимо большая у вас фирма или малое предприятие. 

Трудовая инспекция реагирует на жалобы работников предприятий. Если это вопросы зарплаты, приема, увольнения, переводов на другие должности, соблюдения правил ТБ и охраны труда, режима труда и отдыха.  Если кратко, то это учреждение осуществляет надзор за соблюдением трудового законодательства.

Чтобы избежать их штрафов необходимо заранее обезопасить себя локальными нормативными актами (ИП это делать не обязаны). К ним относятся правила внутреннего трудового распорядка (далее ПВР), внутренние распорядительные приказы, положения об оплате труда, о командировках, если они есть, о вахтовом методе работы (если такой организован), о выплате компенсаций работникам за использование личного транспорта (если их оплачиваете). Также должны быть положения по охране труда.

С каждым работником, который числится в штате должны быть заключены трудовые договоры. Также должно быть составлено штатное расписание работников, которым установлены оклады. Если оплата почасовая, то достаточно будет перечня часовых тарифных ставок, утвержденного руководителем.

Как оформить ПВР есть много информации в интернете.  Здесь подробно все описывать не имеет смысла, так как займет много времени моего и вашего. Но подчеркну важное - указать срок выплаты заработной платы за 1-ую половину месяца (аванс) и за 2-ую - обязательно указать 2 даты. Промежуток в днях между этими датами должен быть одинаковый.

Сроки выплаты зарплаты указать в трех местах - в положении об оплате труда, трудовых договорах с работником, ПВР. Инспекторы по труду всегда это проверяют независимо от причины визита. Также иногда и работники ИФНС просят показать, в каких документах указаны сроки зарплаты. Случается, что совместно с трудовой инспекцией делает проверки прокуратура. Это тоже в их компетенции - своевременная выплата зарплаты.  

Внутренние распорядительные приказы должны быть правильно оформлены. На них не всегда ставит подпись только руководитель. В ряде случаев ниже подписи руководителя должен оставить её и работник, если в приказе оговорена его фамилия. Например, если он написан в связи с переводом работника на другую должность, направлением его в командировку. А также в других приказах "по личному составу".  Надо заранее при их составлении написать такие слова  "с приказом ознакомлен и согласен".  Рядом работник должен оставить свою подпись и ее расшифровку. 

Каждое положение лучше написать отдельным локальным нормативным актом. Очень важно указать в этих внутренних документах, что издержки связанные с затратами на эти цели признаются в целях налогообложения прибыли. Это отразить в положении об оплате труда под перечнем видов оплаты. 

В положениях о выплате компенсаций в любом месте обязательно указать, что такие выплаты не входят в состав заработной платы. Они носят компенсационный характер, не облагаются страховыми взносами (только для компенсаций!!!). Иначе будут разборки с налоговой! Могут не признать!

Ст. 22 ТК РФ обязывает ознакомление со всеми нормативными локальными актами всех работников предприятия. Можно сделать отдельно "лист ознакомления".

Также часто инспекторы по труду проверяют табели учета рабочего времени, наличие утвержденного руководителем графика отпусков. Потом его можно и не соблюдать. Главное заранее оформить - не позже чем за 2 недели до начала следующего года, можно раньше.

В этом посте я охватила как можно больше вопросов, на которые может обратить внимание инспектор по труду. Разумеется, что каждый проверяет по-своему. У каждого свои цели, все подробно в одной статье отразить невозможно. Но если иметь те внутренние документы, которые я перечислила, то это будет говорить о том, что вы серьезный предприниматель. Оформлять их не сложно. Они в большей части составляются всего один раз, если не возникает необходимость вносить изменения,  дополнения. Только не надо указывать в названии, что они действуют на конкретный период. Если все же это произошло, то в конце года можно издать приказ о продлении его действия на следующий год. 

Фото не совсем соответствует теме, но мне оно понравилось. Подходит для изображения строгого трудового инспектора, который пришел с проверкой на предприятие, в котором отсутствуют внутренние локальные документы.  Но только слова он скажет другие: "Я пишу предписание, выставляю штраф!!!" Как я уже указывала выше, что налоговая служба тоже проверяет почти все документы, о которых я рассказывала. Ведь чем больше затраты, тем ниже налог на прибыль. Правильность исчисления страховых взносов на зарплату с 2017г входит теперь в компетенцию ИФНС. 

Источник фото:  Permobitel.ru

С вами была Галина, экономист, стаж работы по специальности 36 лет. Надеюсь, что я была вам полезна. Оформляйте верно документы и будете жить спокойно.