Алгоритмы работы при подготовке мероприятий. Бери и делай
Дорогие друзья! Делюсь с вами алгоритмами работы для подготовки клубных мероприятий (их можно использовать для любых мероприятий, немного подработав). Документ видоизменялся в течение нескольких лет.
Скажу кратко несколько слов о направлениях деятельности. ООО «Леди» изначально создавалось под редакцию журнала, мы используем Упрощенку, но об этом позже. Работа коллектива состоит из трех направлений:
- сама редакция журнала;
- клуб, объединяющий читателей, авторов, сотрудников редакции;
- сайт предприятия.
По этим трем направлениям и расписывались алгоритмы.
Пост будет вам полезен:
1. Если вы задумали открыть свое предприятие в сфере коммуникаций;
2. Если у вас уже есть подобное предприятие, но вы хотите упорядочить и сделать более эффективной его работу.
Первые статьи по теме вот:
Алгоритмы работы редакции журнала. Личный опыт и документ
Алгоритмы работы редакции. Бери и запускай
Подготовка и проведение мероприятий
- Планирование мероприятий
= Бюджет (ориентировочно)
= Написание сценария
= Написание технического плана проведения мероприятия
= Назначение ответственных за мероприятие или его части
= Определение объема работы для каждого работника
- Поиск спонсоров и партнеров (если предусмотрено)
= Определение алгоритма поиска спонсоров/партнеров и временных рамок
= Составление «говорилки» для менеджеров»
- Подготовка документации для спонсоров
= Пресс-релиз (КП) для спонсоров
= Приглашения для спонсоров
= Заключение договора
= Сбор спонсорских подарков для вручения на мероприятии
= Сбор рекламного материала спонсоров для распространения на мероприятии, тексты спонсоров
= Составление списка спонсоров
- Подготовка документации для гостей/членов клуба
= Пресс-релиз
= Составление «говорилки» для приглашения
= Приглашения (если необходимо)
= Составление списка участников мероприятия
= Составление грамот или сертификатов для победителей
- Подготовка реквизита в соответствии со сценарием
= Что подготовить из имеющегося
= Что купить
- Наем дополнительного персонала (в случае необходимости)
= Поиск работников
= Найм работников, договор
- Сбор средств с участников (если предусмотрено)
= Алгоритм сбора средств
= Ответственный, контроль
- Пост-релиз и освещение в СМИ
= распространение пост-релиза
= учет отзывов «СМИ о нас»
- Подсчет реальных финансовых вложений и распределение вознаграждений работников (если предусмотрено)
= Система подсчета
- Архивация и хранение данных о мероприятии
= Сбор материалов, отвественный
= Система хранения материалов, ответственнный
Прописав все эти позиции, вы избавите себя от необходимости решать вопросы "по мере их возникновения", а также предоставите возможность персоналу четко представлять свои обязанности.
Товарищи организаторы! Вносите свои поправки, плиз!
Спасибо за внимание, с вами Наталья, @ladyzarulem