Проверки в медучреждении: права ревизора и план действий
Что имеет право требовать от руководителя должностное лицо-проверяющий, как подавать документы на проверку и подготовиться к контролю? Давайте немного поговорим об этом.
Чтобы руководителю учреждения и главному бухгалтеру уверенно чувствовать себя во время проведения ревизий, советую ознакомиться с правами и обязанностями ревизоров. Это поможет защититься от незаконных действий ревизоров, если таковые будут иметь место.
Обычно ревизоры во время ревизий безосновательно просят должностных лиц учреждения:
позволить вынести за пределы учреждения оригиналы первичных финансово-хозяйственного и бухгалтерских документов без решения суда;
рассчитать суммы установленных ревизией нарушений;
составлять и заполнять таблицы, которые являются приложениями к актам ревизии, с суммами полученного учреждением финансирования и проведенных кассовых расходов и тому подобное.
И бухгалтер, чтобы корректно отказать ревизору и предотвратить конфликтные ситуации, должен спросить, каким нормативным документом предусмотрено, например, изъятие оригиналов первичных финансово-хозяйственного и бухгалтерских документов без решения суда.
В такой ситуации ревизор поймет, что имеет дело с осведомленным бухгалтером, который хорошо ориентируется в законодательстве, и в дальнейшем не будет превышать предоставленные ему полномочия. Не стоит также забывать, что действие или бездействие должностных лиц органа государственного контроля могут быть обжалованы в судебном или административном порядке.
План действий во время ревизий
Должностные лица учреждения должны быть ознакомлены с алгоритмом действий при проведении в учреждении ревизии. Они должны:
проверить обоснованность визита ревизора и наличие всех необходимых документов;
предоставить ревизору Журнал регистрации проверок для заполнения;
предоставить ревизору отдельную комнату (желательно подальше от приемной руководителя учреждения и бухгалтерии, где он сможет получить много дополнительной информации о работе учреждения);
передавать ревизору документы по описи.
Чтобы не допустить недоразумений в общении с ревизором и снять ответственность с бухгалтера и других должностных лиц учреждения за сохранность документов, советую издать приказ по учреждению, который будет регламентировать порядок действия должностных лиц учреждения при проведении ревизий органами государственного финансового контроля в учреждении и особенности документооборота (далее — Приказ).
Оговорить в Приказе, например, что ревизоры должны предоставлять ежедневно заявку с перечнем документов, которые им должны предоставить для ревизии. Выдаете документы ревизорам — делайте опись и нумеруйте документы.
Лучше выдавать документы утром, а забирать вечером. Документы предоставляйте на руки ревизору только под его подпись. В конце дня под подпись принимайте документы обратно, а утром выдавайте по следующей письменной заявке очередную партию документов.
И так каждый день — до окончания ревизии. Во-первых, так вы избегаете риска потерять документы. И бухгалтер не будет переживать, не вынес ли случайно ревизор за пределы учреждения документы без разрешения (если, например, не успевает проверить определенные вопросы в рабочее время и желает посоветоваться с более квалифицированными специалистами). Во-вторых, после ревизии учреждение будет иметь письменное подтверждение, что документы проверялись.
Практика проведения ревизий показывает, что при отсутствии приказа должностные лица учреждения по требованию ревизора предоставляют в первый день ревизии все бухгалтерские документы за все период, который подлежит ревизии. А это может быть и год, и два, и пять лет. Кроме того, позволяют выносить документы за пределы учреждения до окончания ревизии. Конечно, это удобно ревизорам, а бухгалтеру при определенных обстоятельствах может доставить неприятности и увеличить количество выявленных нарушений.
Поэтому советую должностным лицам учреждения документально и юридически подготовиться к ревизиям, критически и обдуманно относиться к требованиям ревизоров и в случае необходимости всегда быть готовыми себя защитить.
Все иллюстрации использованные в статье по лицензии Creative Commons CC0