Как мы пришли к идее создания экосистемы для электронных документов

В России есть Закон об обращении граждан, но он далеко не всегда работает. В большинстве «проблемных» случаев всё упирается в человека, заполняющего карточку в системе документооборота: если он сделал свою работу правильно, обращение отправится к ответственному сотруднику и процесс пойдёт.

Но даже успешный старт процесса не гарантирует, что обращение достигнет цели. На следующем этапе всё зависит от компетенции этого человека в сфере работы с обращениями – от его знаний, умений и желания решить проблему. Этих факторов уже достаточно для того, чтобы гражданин не всегда оставался удовлетворённым.

Отметим, что у граждан тоже не всегда находится время, желание и возможность составить официальное письмо, касающееся проблем города. Из-за этого чиновники, не проинформированные о желаниях граждан, считают, что всё в порядке, а проблемы тем временем не решаются годами.

Как решить проблему?

Чтобы упростить процесс взаимодействия граждан и власти – а главное, ускорить его – мы решили автоматизировать как сам процесс подачи обращения, так и процедуру ответа на него.

Для этого было собрано 40 законов и нормативно-правовых документов, 10 из которых – нормативные документы муниципалитета. Изучив указанный материал, мы пришли к выводу, что в данных документах описано не менее 30 случаев, с которыми сталкиваются граждане, причём неисполнение правил ведёт к административному правонарушению.

Одновременно с этим мы разработали инструмент для формирования таких документов с учётом геолокации (чтобы в зависимости от координат определить региональное и муниципальное законодательство), а также написали API, которое позволяет быстро интегрировать любой мессенджер с инструментом.

В итоге мы сделали чат-бота, который отправлял обращение по 34 проблемам на сайт прокуратуры региона за несколько секунд. И настал час, когда мы решили пригласить бета тестеров.

Бета-тест

За две недели наши бета-тестеры отправили около 200 обращений (только в Прокуратуру – согласно действующему законодательству, это был единственный доступный нам инструмент). Это можно считать успешным результатом: запросы от граждан начали поступать – но, как и предполагалось, принимающая сторона оказалась не способна обработать такое количество обращений. Кроме того, мы отметили избыточное расходование человеческих ресурсов.

Стандартное движение обращения:

21.06.2017 направлено в Прокуратуру РБ;
26.06.2017 Прокуратура РБ получила обращение;
03.07.2017 Прокуратура РБ направляет для рассмотрения в Прокуратуру Уфы;
07.07.2017 Прокуратура Уфы направляет для рассмотрения обращения в Управление МВД России г. Уфы;
21.07.2017 получаем ответ.

К сожалению, обсудить ситуацию с представителями Прокуратуры не получилось (впрочем, мы изначально на это не слишком сильно надеялись). Тем не менее, мы поняли, что самостоятельно собирать такие обращения очень сложно – вот пример обращения со связями:

Так мы пришли к решению, что необходимо создать специальную платформу – экосистему для электронных документов, в которой можно будет легко создавать соответствующие документы, редактировать их и контролировать.

С тех пор прошло много времени и многое было сделано:

Мы наладили плотные контакты с юристами, муниципалитетами, крупными компаниями: собирали информацию о самых распространённых проблемах и затруднениях, связанных с документами;
Изучили статистику по сложностям, с которыми сталкиваются простые граждане при составлении документов;
Создаем электронную платформу с технологией блокчейн, которая предоставит гражданам, юристам, сотрудникам муниципалитетов – всем! – максимально комфортные условия для работы с документами.

Вот несколько кейсов, которые мы выполнили на хакатонах, в которых не только участвовали, но и побеждали, чтобы проверить некоторые идеи, которые можно внедрить в наш итоговый проект:

Docnota помогает сделать работу с документами проще. В следующих статьях мы поговорим об этом подробнее.