Долой продуктивность - summary

Решил в своем блоге периодически рассказывать о прочитанных книгах. Сегодня это Стивер Роббинс — «Долой продуктивность. 9 шагов к тому, чтобы работать меньше и успевать больше».

Книгу я читал в бумажном варианте: кто-то из коллег принес ее на работу, а я не смог удержаться:)

Назначение книги понятно из названия: работать надо меньше, но результатов должно быть больше. Я хотел бы сделать краткий пересказ этой книги, чтобы, при необходимости, оставить возможность не перечитывать ее снова, а увидеть только основные тезисы.

Книга предлагает 9 шагов (тоже видно из названия), которые надо проделать на пути к продуктивности.

Важное предупреждение: автор книги предлагает освободившееся время тратить не на работу, а на другие, более важные дела.
Шаг 1: живите осознанно

Для этого надо поставить цели и следовать им, уделяя как можно меньше внимания тому, что к этим целям нас не приближает. Ключевая сложность — правильная постановка целей. Цели могут быть декомпозированы (от глобальных к частным), но все они должны быть согласованы — т.е. мелкие цели должны помогать цели более крупной. Цели должны быть подкреплены действиями — т.е. наши поступки должны приближать нас к целям. Действия должны быть прекращены (или изменены) при достижении цели.

Надо не забывать останавливаться и анализировать: а тем ли мы занимаемся, движемся ли мы к цели?

Удобный инструмент для этого — шкала целей. Она состоит из главной цели, подцели и действия. Записываем это все и смотрим — согласовано ли записи между собой, нет ли противоречий?
Цели из разных областей могут вступать в конфликт между собой: например, цели личные и рабочие. Если они перпендикулярны друг другу (т.е. совсем-совсем не совпадают), то крайне желательно пересмотреть такие ориентиры и попытаться их изменить (как вариант — путем смены работы).

Для осознанной жизни необходимо иметь жизненный план: определиться со своим видением и следовать ему. Следовать плану нужно ежедневно, не забывая заглядывать в него как можно чаще. При возникновении противоречий в жизненном плане нужно что-то менять — как правило, не жизнь, а план.

Шаг 2: перестаньте прокрастинировать

Прокрастинация — откладывание самых важных дел на потом. Причина ее — в нашем мышлении: нам хочется заниматься более легкими и быстрыми делами, видеть результат сразу же и вообще, проводить время без напряжений. Большое количество мыслей в голове так же не способствует выполнению задач: думать о задаче легче, чем делать ее. Если слишком много думать перед действием, то можно отговорить себя от чего угодно, от любого важного дела.

Чтобы перестать прокрастинировать, нужно превратить задачи в привычки. Мы редко думаем о чистке зубов: мы просто идем и берем щетку в руки. Аналогично можно и важные дела превратить в привычки с разной периодичностью: ежедневные, еженедельные, ежемесячные и даже ежегодные. Для этого надо внести дело в календарь — и при наступлении даты принять задачу как данность. Пример таких привычек: тренировка, проверка почты только в определенное время, уборка, составление отчетов, встречи с важными для вас людьми, звонки клиентам и обсуждения с руководством.

Как правило, самые важные дела являются еще и самыми большими. Слона лучше есть по частям, специалисты советуют задачу можно разбивать на маленькие кусочки и двигаться вперед небольшими шагами. Автор советует работать маленькими порциями, говоря: «делить на части нужно не задачу, а время на ее выполнение». И, когда финал уже в обозримом будущем, человеку легче поднажать и выдать результат. Надо устанавливать временные рамки и в эти периоды работы отдаваться работе на сто процентов.

Ключ к выполнению всех задач — список ежедневных действий: он подскажет, что надо делать каждый день, чтобы приблизиться к цели. Инвентаризационный лист покажет, какие ресурсы есть для выполнения задачи: деньги, умения, люди — и уже не надо будет долго думать, почему вы не можете решать задачу, ведь в списке ресурсов вы увидите список того, что вам может помочь.

Привлечение других людей также поможет избежать прокрастинации за счет контроля извне: задав цель и сделав ее публично доступной, мы можем попасть под контроль со стороны других людей. Если друг знает, что мы запланировали на сегодня и в конце дня он обязательно спросит о результатах, то причин для эффективной работы у нас станет больше.
Дни активности относятся к такому же коллективному способу борьбы с прокрастинацией: несколько участников каждый час кратко отчитываются о достигнутых результатах и планах на следующий час. Вовлечение других людей увеличит личную производительность, но важно соблюдать некоторые правила: например, не оценивать ни цели, ни результаты. Такие дни активности хороши для задач, которые трудно начать.
Самомотивация, использование жизненного плана — тоже союзники в борьбе с прокрастинацией: мы же занимаемся только по-настоящему важным, не так ли?

Метод кнута и пряника можно применять не только к окружающим, но и к себе: можно самому себе устанавливать как и поощрения, так и наказания.

Прокрастинация бывает полезной: возможно, это мозг посылает нам сигналы задуматься — а тем ли мы занимаемся, нравится ли нам наша работа?

Шаг 3: обуздайте технологии

Электронное устройство должно быть слугой, а не хозяином: выполнять свое предназначение, улучшать жизнь. Смартфоны и компьютеры должны использоваться продуктивно, за ними не надо тратить время на отвлекающие факторы. Голосовые сообщения — зло, в книге приводятся правила (аж 7 штук) для работы с ними. В наших реалиях это не очень актуально, как мне кажется.

Входящая электронная почта тоже способна требовать наше время, которое очень ценно. Из полезных советов: надо проверять ее в одно и то же время, отвечать на письма максимально эффективно, бороться с лишней почтой (например, когда вы оказались в копии по неизвестной причине). Почту можно просто игнорировать и даже удалять полностью.
Правильное написание писем тоже позволяет экономить время и силы: например, автор советует отключить проверку орфографии, т.к. она, по его мнению, выводит из состояния потока при написании письма. Письмо должно быть одновременно и кратким, и исчерпывающим, не требующим дополнительной информации. Если у нас есть просьба, то лучше формировать ее максимально понятно; если письмо может породить вопросы, то лучше сразу на них ответить. Одно письмо — один вопрос? Тут предлагается разумный подход: не отправлять 500 микроскопических сообщений по схожим темам, но и 500 важных тем в одной письме тоже порождают лишние сложности. Использование шаблонов и подписей избавляет от рутины: если мы пишем одно и то же по 100 раз в день, то лучше это автоматизировать.

Шаг 4: Уничтожьте отвлекающие факторы, чтобы сосредоточиться

Надо составить список помех и постараться их побороть. Надо научиться говорить «нет», устанавливать границы: иногда нас вообще нельзя отвлекать.

Мультизадачность — миф, концентрация работает лучше. Схожие задачи лучше решать в период времени, когда мы сосредоточены. Способов концентрации множество, надо лишь выбрать подходящий. Чтобы быть концентрированными, надо назначать дни концентрации, дни администрирования и дни для души. И в дни администрирования тоже надо быть сосредоточенными!

Временной резерв избавит нас от неожиданностей и не позволит одному непредвиденному событию поломать весь наш день.

Шаг 5: Будьте организованны

Организованность != Аккуратность. Организованность: у всего есть свое место и все находится на своих местах.
Организуйте рабочее пространство: найдите место для всего. Помечайте стопки бумаги стикерами, раскладывайте по папкам. Если у вещи нет места, то не пора ли ее выбросить? Если у вещи нет места, а выбрасывать жалко, то лучше спрятать ее в чулан. А в чулане изредка проводить инвентаризацию.
Приведите в порядок свои мысли. Используйте миллиметровку для наведения порядка, структурируйте информацию на бумаге — для этого можно использовать готовые формуляры. Сетки, таблицы и прочие способы организации данных весьма полезны. Папки с файлами позволяют отслеживать жизнь предметов, процессы и проекты.

Организация дня должна учитывать разные ресурсы: физические, умственные, душевные, нельзя забывать про биологические часы.

Шаг 6: Перестаньте разбрасываться временем

То, чем вы сейчас занимаетесь, это работа? Такой вопрос надо задавать себе регулярно. Работа — занятие, соответствующее вашим целям на сегодняшний день. Принцип Парето (80/20) помогает выделить самые важные действия. Перфекционизм мало кому нужен, и достигнутый средний результат лучше идеального недостигнутого.

Абсолютные списки для принятия решений сократят время на выбор лучшего варианта, особенно, если выбрать надо коллективно.
Большое количество вариантов замедляет выбор — но все ли параметры стоит учитывать?

Не растрачивайте время на пустяки, но будьте готовы ко всему. Пример: разрядившийся на работе телефон. Носить с собой зарядку неудобно, но можно подстраховаться и хранить отдельную зарядку на работе.
Встречи часто тоже являются пустой тратой времени, необходимо подходить к ним ответственно: цель встречи, ожидаемый результат и временные рамки — без всего этого вы потратите время зря.

Шаг 7: Оптимизируйте

Устаревшие системы продуктивности могут вам мешать, надо своевременно от них избавляться. Устаревать они могут не как подход, не для всех, а лишь для вас — вы их перерастаете. Обратная связь крайне важна в организации процессов, и если эта больна связь не просто вас критикует, а цепляет за живое, то её нужно рассмотреть внимательнее: там скрыто зерно истины.
Привлекайте к оптимизации экспертов: не тех, кто хорошо умеет, а тех, кто хорошо учит. Прислушивайтесь к самому себе. Используйте дневник навыков, содержащий не только знания и умения, но и ключевые слова.
Изучайте свои списки дел и думайте, что можно упростить. Делегирование дел — хороший способ экономии времени. Справочная книга сохранит всю новую информацию для быстрого поиска — если она всегда будет под рукой, конечно же.

Шаг 8: Стройте крепкие отношения

Отношения должны быть близкими и крепкими. Пустых разговоров нужно избегать, но если вы хотите завязать с кем-то отношения, то надо периодически маячить перед ним («появляться на экране радара). Чтобы укрепить отношения, нужно что-то давать. Если что-то идет не так, то чем раньше сообщить об этом, тем лучше.

Конфликты нужно заканчивать быстро, лучший конфликт — тот, которого не было. Книга оправданий позволит выйти из ситуации быстро и с юмором. Кто-то должен брать на себя ответственность — почему бы не вы? Эффективную обратную связь нужно не только получать, но и давать.
Нужно думать о будущих действиях, технику сэндвича (хорошее-плохое-хорошее) лучше не использовать.

Шаг 9: Используйте эффект рычага

Эффект рычага — получение сверхрезультатов при том же вложении ресурсов или труда. Мало обладать силой — надо найти, куда ее эффективно приложить.

Пример — автоматизация: тратим силы и время на автоматизацию, но потом экономим много времени. Автоматизировать можно поиски в интернете, напоминания, покупки.
Таблички с информацией дают неожиданно высокий результат. Мини-таблички в шкафу с канцтоварами, табличка-сигнал о высокой занятости, инструкции о пути из вокзала или аэропорта — все это даст долгосрочную экономию.

Повторное использование вещей также экономит время. Повторное обращение к клиентам аналогично дает эффект рычага. Надо понять свой ценный ресурс (способности/имущество/доступ), чтобы увеличить силу рычага. Практически все можно использовать как свой ценный ресурс, как валюту. Комбинация вещей тоже дает эффект рычага: сумма двух единиц может быть равна трем. Пример — работа с электронной почтой: комбинация обычной почты, списка дел и напоминаний. Комбинировать можно хобби и работу, повысив тем самым свою продуктивность (но мультизадачность — зло!). Адресная книга тоже может дать высокий эффект при правильном использовании: если там писать пометки, то они внезапно могут стать полезными.

Пользу можно извлечь из больших количеств: сделав бренд узнаваемым, придумать что-то один раз, а продав это миллион раз. Широкая сеть сбыта может дать хороший эффект даже при малых усилиях.
Выводы

В книге сказано о многом: от прокрастинации и систематизирования до эффекта рычага и отношений. Чтобы воспользоваться знаниями, надо закрыть книгу и применять их в реальной жизни. Главный секрет эффективности: следить за курсом движения и возвращаться на место.