Официальные и неофициальные письма: советы по написанию

Нет никаких сомнений в том, что письма – один из старейших способов общения, позволяющий людям обмениваться мыслями и сообщениями вне зависимости от расстояния между ними.

Естественно, цифровой век внёс немало изменений в то, как мы общаемся. Но письма всё ещё не исчезли, превратившись в электронную почту. И это сделало их удобней, чем когда-либо. Самое заметное изменение – не нужно ждать несколько дней, пока письмо будет доставлено.

Но тот факт, что общение между людьми стало мгновенным, имеет и недостаток. Мы стали забывать, как правильно писать письма.

Поэтому, сегодня я хотел поговорить с вами о формате написания официальных и неофициальных писем. Чётко различая эти два типа, можно научиться писать понятные, содержательные и уместные сообщения, которые с лёгкостью донесут ваши основные мысли.

Официальные письма

Прежде чем узнать, как писать официальные письма, давайте разберёмся, что это вообще такое.

Самой выдающейся характеристикой официальных писем является использование профессиональной лексики.

Существует большое разнообразие форматов и предназначений официальных писем: сопроводительные и рекомендательные письма, письма-жалобы и так далее.

Любое деловое письмо можно назвать официальным. Но не всегда официальное письмо будет относиться к разряду деловых. Например, официальный стиль применим для написания приглашения, заявления о приёме на работу, характеристики, предложения о заключении контракта и прочего.

О чем следует помнить при написании официального письма:

• Придерживайтесь определённого формата и не выходите за его рамки
• Не пишите неоправданно длинных предложений, переполненных пустыми словами
• Вы должны чётко донести главную мысль
• Избегая использования лишних слов,следите за тем, чтобы предложения были содержательными и в меру сложными
• Убедитесь, что предоставляемая вами информация уместная и актуальная
• Будьте вежливыми в своём письме, даже если пишете жалобу
• Избегайте любых орфографических и грамматических ошибок в письме. Если нужно, проверьте текст несколько раз перед отправкой

Большинство официальных писем имеют такую структуру:

• Заголовок с вашим адресом и датой написания
• Адрес получателя
• Приветствие
• Текст письма, где вам нужно логично, четко и кратко изложить свою главную мысль
• Завершение и подпись в конце письма

То, как вы будете писать и форматировать каждый из указанных компонентов, зависит от типа официального письма.

Неофициальные письма

Требования касательно формы и стиля менее строгие при написании неофициальных писем. Поэтому, соблюдать правильный формат в этом случае значительно проще.

Мы пишем неофициальные письма тем, кого хорошо знаем. Это могут быть родители, друзья, братья, сёстры или другие близкие вам люди.

Тематика подобных писем достаточно широкая. Можно просто поделиться какими-то мыслями или новостями, попросить о помощи или совете, самим что-то посоветовать или поздравить с праздником.

Вы свободны в выборе при форматировании письма?. Главное – поддерживать дружественный тон. Можно написать эмоциональное письмо, использовать сленг, сокращения, шифры, и вообще писать как угодно, при условии, что адресат поймёт, о чём идёт речь.

Если вы никогда не писали писем, предпочитая обмен мгновенными сообщениями, никогда не поздно начать. Я вам в этом помогу. Я перечислю составляющие элементы письма и немного расскажу о каждом из них. Заметьте, что неофициальные и официальные письма достаточно похожи. Разница лишь в том, что при написании официальных писем нужно придерживаться конкретных правил и требований формата.

• Адрес и дата

Напишите свой адрес в правом верхнем углу. Укажите название улицы, номер, город, штат или область, почтовый индекс и страну. Это всё нужно для того, чтобы адресат смог вам ответить. Ниже, под адресом, укажите дату в удобном для вас формате.

• Вступление

Эта часть важна в официальных письмах, чего не скажешь про неофициальные. Просто вежливо обращайтесь к адресату письма. Приветствие можно выбрать в зависимости от того, насколько хорошо вы знаете друг друга. Помимо этого, вступление должно быть непринуждённым. Спросите у адресата, как дела, как если бы вы сделали при личной встрече.

• Текст письма

Придерживайтесь дружественного тона и изложите основную мысль. Единственное, о чём следует помнить – подстроить стиль письма под человека, который будет его читать. Для того, чтобы это было проще сделать, представьте беседу один-на-один.

• Концовка и подпись

В этой части вы подведёте итоги письма и попрощаетесь с адресатом. Добавьте в конце подпись. Любой вариант концовки подойдёт, поэтому вы сами можете выбрать, какой использовать. Всё зависит от ситуации и человека, которому вы пишете.

Теперь вы знаете, как правильно писать письма.

Официальный и неофициальный стили написания писем очень похожи. Разница лишь в том, что нужно следовать определённым простым правилам, когда работаете над официальным текстом.

Но я уверен, что, немного потренировавшись, у вас легко получится овладеть этим навыком!