7. Совещания по Адизесу. Известные совещательные проблемы.

В предыдущем конспекте рассматривался совещательный цикл осмысления и что случается, когда за дело берутся антигерои:опоздун, паралитик, сильно озаренный и человек-молоток. Но есть и другие проблемы, давайте посмотрим на них.

Нет проблемы, задачи и критериев

Каждый приходит на совещание со своими взглядами на мир и совершенствуемую систему. Не получиться построить конструктивный диалог если не договориться, какую проблему решать - коллектив будет решать несколько проблем и шансы на решение той самой - правильной проблемы сведутся к нулю.

Абсолютно необходимо договориться о единственной проблеме, на основании которой определить конечную совещательную задачу. Постановка задачи на основании проблемы означает последовательное снятие неопределенности, выработку решения и ответ на вопросы что, что не, кто, как и когда.

Важно договориться о критериях хорошего решения. Автор выделяет определяющие - ключевые критерии, без которых и результат не результат и ограничительные критерии, несоблюдение или недостижение которых повлечет нежелательные эффекты социальные, экологические, технические и т.п.

Только после определения проблемы, задачи и критериев начинается совещательный цикл разморозка, накопление, осмысление, созревание, озарение, адаптация, финализация, закрепление из предыдущего конспекта.

Поспешные решения

Участники совещательного процесса имеют разную скорость восприятия, поэтому некоторые высказывают свои решения преждевременно.

Так, если идет этап накопления или осмысления, и кто-то торопиться высказаться в пользу "лучшего", по его мнению, решения, то под предлогом что "еще никто в проблему не вник, а вы мол уже решения предлагаете" поспешившего надо притормозить.

Такие быстрые решения можно припарковать на стоянке – презентационном экране или флип-чарте, а при единогласной поддержке – можно переходить к адаптации и QDD.

Уйти от противоречий

Противоречия - это не препятствие а ключевой компонент в рецепте поиска лучших решений от Адизеса! Любая идея, решение или изобретение это разрешение базовых противоречий, они рождаются в совещательных комнатах как результат связывания компетенций.

Противоречия естественным образом порождают конфронтацию и, порой, конфликты. Кому-то это покажется неудобным и возникает соблазн изменить проблему - т.е. вектор совещаний или саму организацию совещания в целях избежания конфронтации и конфликтов. Конечно же так делать нельзя! Нельзя съезжать с темы совещания, а уж тем более обсуждать его организацию. Есть интегратор, который и подумает о том как лучше изменить организацию если это необходимо.

Истоки разногласий

Недоверие

Риск разногласий и конфликтов возникает на всех этапах от определения проблемы, задач, критериев до приспособления. Исходной предпосылкой для разногласий является неуважение и недоверие и, по-хорошему, это их и надо преодолеть, однако, можно оперативно включить жесткие правила

Непонимание

Необходимо договориться о терминах или заменить слова, которые несут двойной или даже тройной смысл для собранных на совещании компетенций. Людям, порой, очень трудно переключаться, так что даже рассчитывать на это не приходится.

Желаемое, должное и действительное

Люди говорят о разном. Есть три типа представления действительности: желаемое, должное и существующее. Вероятно нужно определиться с тем, что участники обсуждают не совсем одно и то же и разногласия уйдут сами собой, а если не уйдут?

Краткосрочные и долгосрочные цели

Если конфликт еще не улажен, тогда это, скорее всего, конфликт краткосрочных и долгосрочных целей и не получается определиться с приоритетом. Классическим примером является противоречие целей увеличения доли рынка за счет снижения цены или прибыли – за счет её увеличения.

Конфликт ценностей

Если ничего не работает, то это определенно конфликт интересов и ценностей. Надо определить какие ценности конфликтуют и искать ценности более высокого уровня.

Скандал

Адизес называет это резервным поведением – переход на властный тон, обидные слова, требование немедленного решения, отказ обсуждения, переход на личности или наоборот нарочитое смирение и согласие, уход от обсуждения.

Резервное поведение является причиной для приостановки совещания вплоть до того момента, когда интегратор призовет нарушителя к порядку.

Недостаток информации

Недостаток информации надо признать и выяснить каких компетенций не хватает.

Решения не реализуются

Бывает так, что принятые на совещании решения не исполняются – это порождает недостаток доверия, страшная вещь. Тут нужно задаться вопросами:

1. А был ли этап приспособления или люди ушли с вопросами, которые сейчас мешают им правильно выполнять эти решения?
2. А был ли этап финализации, который является по сути социальным контрактом на выполнение решений, который принимает власть.
3. Все участники CAPI были собраны при обсуждении проблемы.
4. Решения были оформлены должны образом? Даны ответы на вопроса что, кто, когда, как? А если у каждого участника сразу спросить: «Как вы считаете, что может помешать выполнению задачи?» - это снимет все предполагаемые будущие отговорки.

Дистанционные совещания

Да это трудность – неизбежная и необходимая. Надо отнестись серьезно к организации обучающей среды. Если интегратор введет жесткие правила, то необходимо знать кто сидит правее, надо иметь виртульные общие доску и флипчарт. Если есть возможность избежать таких совещаний, то лучше их избежать…

Совещайтесь с удовольствием - эффективно и результативно!!!