8. Совещания по Адизесу. Совещания по внедрению.

Введение

Вспомните как начинается книга. Адизес сравнивает совещания с футболом, в который играют повсеместно. Каждый футбольный матч проходит на специализированной площадке, по заданным правилам, людьми, каждый из который знает свое место и роль на площадке, где у каждой команды есть ясная цель - забить гол в ворота соперника.

Совещание - это такая же игра, отличается она, конечно же, более развитой системой целей и методов. Когда известно, что делать, но не известно точно что, кто, как и когда - проводятся совещания по решению проблем, на которых эти что, кто, как и когда конкретизируются. Чтобы такая конкретизация проходила наиболее эффективно и результативно Адизес и я проясняем на какие моменты нужно обратить внимание, какие роли выделить, как организовать ход таких совещаний, типичные проблемы коллективного осмысления.

Адизес не зря делит все совещания на два вида: совещания по решению проблем и по внедрению, предлагаю рассмотреть разницу:

Совещания по внедрению. Цели и задачи

Совещания по решению проблем проводятся когда все главные идеи и решения уже найдены и все, в принципе, уже знают что, как и когда делать, когда нужно 1. ратифицировать, 2. разъяснить или 3. проконтролировать исполнение этих решений.

Ратификация (лат. ratificatio, от лат. ratus — решённый, утверждённый и facere — делать) — процесс придания юридической силы документу (например, договору) путём утверждения его соответствующим органом каждой из сторон. До ратификации такой документ, как правило, не имеет юридической силы и не обязателен для не ратифицировавшей стороны.

Так, если решения известны, то зачем проводить еще совещания!?

Совещания по внедрению проводятся если:

1. Есть ли сомнения в том, что поручения будут выполнены
2. Требуется синхронизация ресурсов
3. Есть ли что-то что можно провалить
4. Ожидаются конфликты ресурсов
5. Есть необходимость в разрешающих санкциях

Разница между совещаниями по внедрению и по решению проблем

Задачи для совещаний по решению проблем, для совещаний по внедрению, поручения для работ - тут можно запутаться, ведь все они примерно об одном и том же!!!

Когда мы готовим совещание по решению проблем наши задачи — это скелет, который должен обрасти мясом. Вопросы "что" и "что не" всегда общие - никакой конкретики, например, определить минимальный объем для автоматизации логистики и без чего можно обойтись при автоматизации логистики.

Задачи совещаний по решению проблем

Кто, как, когда - на совещаниях по решению проблем всегда одинаковые. Кто? - те, кто будет учавствовать в совещании, команда по решению проблем (синертим): представители операционной деятельности, исполнители, функциональные руководители, руководитель проекта. Как? - совещание по решению проблем в соответствии со сложившейся практикой и конкретной повесткой по шаблону накопление-закрепление.
Эти задачи нужно разослать участникам до совещания, лучше, вместе с домашним заданием, чтобы все были готовы к эффективному обсуждению.

Задачи на совещание по внедрению

Задачи похожи на те, что мы ранее решали на совещании по решению проблем, только они обросли мясом - оконкретиизровались, задачи на совещание превратились в задачи на исполнени - теперь известно что, кто, как и когда должно быть сделано.

Например, в ходе решения проблем был определен минимальный объем автоматизации логистики: Что? - обеспечить равномерное использование транспорта в периоде планирования, обеспечить планирование транспорта с разной нормой загрузки. Что не? - не выходить за рамки одного месяца на реализацию. Как, кто? - силами службы информационных систем. Когда? - 10.01.2018

Эти конкретизированные задачи и становятся задачами совещания по внедрению, именно их, если нужно, будем ратифицировать, разьяснять, контролировать. К каждой такой задаче снова задаются вопросы что, что не, кто, как, когда, отмечаются успехи, проблемы, отставания и т.п. Эти задачи должны быть разосланы участникам совещания по внедрению еще до его проведения.

Совещания по внедрению: роли

Председатель

Вспомним, для совещаний по решению проблем Адизес определяет роли имплементора, интегратора, ресурсов, наблюдателя и адмистратора – все для того, чтобы эти совещания проходили в как можно более непринужденной обстановке для порождения наиболее качественных идей и решений. Часть полномочий, например, удержание фокуса на целях совещаний, соблюдение QDD или включение жестких правил делегируется интегратору, участнику, не наделенному значительной властью, такой как у имплементора.

На совещаниях по внедрению не так важна обучающая среда и её поддержание, а фокус внимания смещается на одного человека - председателя совещания, который на совещании по внедрению совмещает функции имплементора и интегратора. Все функции по управлению замыкает на себя председатель, тот кто ставит точки.

Администратор

При такой организации совещаний важно получше фиксировать, поэтому особо выделяется роль администратора – его задача протоколировать, он формирует коллективную память. В таких протоколах обязательно указывается время и место проведения совещания по внедрению, идентификационные данные участников, подробные данные о поручениях или статусы исполнения, статусы, инциденты или проблемы.

Совещания по внедрению. Cовещательная среда.

Когда мы говорили о совещаниях по решению проблем - совещательная среда должна была быть построена таким образом, чтобы все чувстовали себя равными в процессе генерации и адаптации новых идей и решений. Для этого рекомендовалось выставлять стулья подковой или полукругом, убрать все лишние преграды, даже столы.

Так, если для совещаний по решению проблем больше подходит "Подкова" или "Круглый стол", то на совещаниях по внедрению место председателя может быть вынесено из подковы, организовано в виде отдельного стола или подиума - предпочтение отдается не круглой или квадратной организации, а прямоугольной.

Интересны совещания по внедрению, организованные стоя.

Совещания по внедрению. Правила

Правила совещаний по решению проблем построены так, чтобы дать возможность каждому участнику усвоить необходимый объем коллективного опыта и, в свою очередь, быть услышанным. На совещаниях по внедрению порядок выступления определяет только председатель. Возможно введение правил, по которым каждый участник должен ознакомиться с информационными материалами до его проведения.

Совещания по внедрению. Повестка

Ратификация

Финализация решений, принятых на совещании по решению проблем, выносится на отдельное совещание по внедрению, на котором эти решения ратифицируются – принимают одобрение высшего руководства, например, совета директоров, инвесторов.

Дискуссии об альтернативных вариантах следует пресекать, решения на таких совещаниях разъясняются, возможно, с применением цикла QDD, но не пересматриваются, их можно только одобрить или наложить вето.
Нарушение этого правила размывает границы совещаний по решению проблем и по внедрению, что, в свою очередь, приводит к параличу осмысления и фрустрации.

Разъяснение

Совещания по разъяснению проводятся, когда решения принимались в неполном составе capi и, по каким-то причинам, разъяснение в виде совещания видится более предпочтительным, чем просто ознакомление с решениями.

На таких совещаниях участникам разрешается задать свои вопросы, но не высказывать сомнения и несогласия. Такие вопросы выписываются на общий флип-чарт и только после этого, под управлением председателя даются ответы и объяснения. Такой порядок облегчает работу с разъяснением непопулярных решений, когда участники видят перед глазами весь спектр вопросов и успокаиваются в ожидании сета разъяснений.
Разъяснительная работа должна проводиться как хорошо отработанная и поставленное представление.

Контроль

Обычно контроль поручений можно осуществлять тет-а-тет без созыва совещаний. Совещания по контролю необходимы, когда требуется обеспечить координацию участников в условиях взаимосвязанных поручений.

Совещания по внедрению. Алгоритм

Все совещания по внедрению должны проходить по одной схеме:

1. Совещание начинается вовремя
2. Председатель открывает совещание: последовательно представляет участников друг другу, проводит обзор правил, регламента, плана работ, задач на совещание.
3. Разъясняется очередное завершенное или ратифицированное решение, включая ответы на уже привычные вопросы что, что не, кто, как, когда.
4. Проводится контроль исполнения поручений предыдущего совещаний.
5. Выкладки и заметки, выведенные в ходе ратификации, разъяснения и контроля перечитываются для уверенности, что все всё поняли.
6. Если необходимо назначается дата следующего совещания.
7. Председатель берет заключительное слово и распускает совещание.

Совещания по внедрению. Совещательные проблемы

Вспомним проблемы совещаний по решению проблем: недостаток информации, поспешные решения, неисполнение решений, отсутствие четко поставленных проблем, задач и критериев, уход от противоречий, недоверие, одновременное обсуждение желаемого, должного и действительного разными участниками, неоднозначная трактовка выражений и терминов, конфликт краткосрочных и долгосрочных целей, конфликт базовых ценностей, конфликт и резервное поведение.

В совещаниях по решению проблем Адизес выделяет проблему отсутствия председателя, однако, и это не проблема если он заблаговременно, за сутки откорректирует и выкинет из повестки нежелательные вопросы по ратификации и разъяснению предмета совещания. Также не позже чем за сутки после совещания председатель должен просмотреть и дополнить протокол совещания, который должен быть разослан участникам совещания по внедрению.

Второй не мене важной проблемой является отсутствие пригашенных участников, явиться, конечно же, должны все. Если же кто-то отсутствует, то должна быть подобрана замена, способная эффективно и результативно замещать отсутствующую компетенцию.

Заключение

Мне весь раздел по совещаниям по внедрению показался очевидным. Такое ощущение, что Адизес ввел его специально, чтобы еще больше подчеркнуть разницу с совещаниями по решению проблем, пролессировать уже нарисованную картину. Надеюсь каждый из Вас нашел полезные для себя мысли и в этом, кажущемся очевидным материале.

Совещайтесь с удовольствием - эффективно и результативно!!!