Деловой этикет в электронных письмах

Для большинства из нас электронные письма(email) являются самым распространенным способом коммуникации в рабочей среде. Однако, по данным проведенных исследований выяснилось, что для 64% получателей они приводят к напряжению, растерянности и другим негативным последствиям. Кроме того, рабочие письма зачастую не являются официальными документами. Так давайте посмотрим, как можно сохранить профессиональный стиль написания с одной стороны и при этом получить такой результат или отклик, какой бы Вы хотели.

Предварительно убедитесь, что Вам действительно нужно написать письмо. В последнее время из-за возросшего количества электронных писем нагрузка на сервера настолько серьезная, что даже IT службы компании привлекают внимание к уменьшению пользования этого способа коммуникации. Кроме того и сами сотрудники получают настолько много писем за день, что они не только сами не в силах своевременно отвечать, но и получают стресс из-за постоянного непрерывного потока новых писем. Поэтому совет: если вопрос легче решить по телефону или с помощью мессенджера, то лучше воспользоваться ими.

Отнеситесь ответственно к полю "Тема письма": оно не должно быть пустым, а наоборот наиболее полно отображать всю суть письма.

Кроме того, часто письма с пустым полем фильтруются в папку для спама. Также, стоит избегать в этом поле автоматического ответа на предыдущие письма по другой теме(например, если в первых письмах Вы обменялись с человеком более детальными контактами и письма были с темой "Контакты", то начиная новую тему, например о просьбе прайс-листа, не стоит, нажав кнопку "Ответить" оставить поле "Тема" в автоматическом режиме "Re: Контакты").

Начните письмо с приветствия: "Уважаемый Олег Анатольевич,...", "Уважаемая Мария, ...", "Дорогие коллеги, ...". Хорошим тоном при этом является далее выразить благодарность этому человеку за его предыдущие действия, например: "с большим интересом выслушал Ваш доклад....", "было приятно узнать, что...", "наша компания рада продолжению сотрудничества с вами...".

Теперь очень четко и лаконично можно описать суть самого письма. Считается, что для одного письма должна быть только одна какая-то тема(мероприятие, вопрос); если есть несколько вопросов или проблем для обсуждения, то их лучше писать в разных письмах.

При этом, текст желательно структурировать и использовать форматирование(выделять абзацы, использовать списки), но не прибегать к излишнему вниманию к оформлению(выбирать разные шрифты и цвета).

Также, при написании именно электронных текстов, для улучшения читабельности принято использовать не красную строку в начале каждого параграфа, а пустую строку между параграфами.

Конечно писать нужно в вежливом тоне, избегать употребления аббревиатур и профессиональных обозначений, а также не использовать изображения смайлов.

Вложения. Следует избегать без конкретной просьбы об этом прикладывать какие-либо дополнительные файлы. Их можно выслать отдельным следующим письмом, если человек об этом спросит.

В случае же большого количества передаваемых файлов(документы, фотографии) или большого по объему файлу(например, видео-файл) лучше пользоваться сторонними ресурсами для размещения таких файлов, а в письме посылать лишь гиперссылку на этот ресурс.

Заканчивать письмо рекомендуется также с некоторым обращением и благодарностью к читающему человеку: "Заранее благодарен за ответ,...", "Буду рад в случае Вашей заинтересованности получить ответное письмо...", "Надеюсь на понимание с Вашей стороны,...".

Перечитайте письмо на предмет ошибок. А также подумайте еще раз не являются ли изложенные в письме данные конфиденциальными и могут ли они быть распространены без чьего-либо согласия.