Советы дипломатов: с чем приходить на переговоры

Если Вы приходите на переговоры с предложением или проектом потрудитесь, чтобы были подготовлены необходимые сопутствующие материалы. Может быть, Вам понадобится показать буклет или диаграмму, провести презентацию, а может, Вы будете использовать информационную доску или «ролл-ап».

Остановимся на наиболее распространённом варианте, сопровождающем предложение – на презентации. При её подготовке следует помнить о нескольких основополагающих правилах. Вот каким правилам следуют в дипломатии:

Нельзя делать скучную и длинную презентацию с большим количеством слайдов, не пытаться уместить все предложение в презентации.
Использовать не больше 15 слайдов и не презентовать сообщение дольше 30 минут.
Всегда быть готовым, что придётся говорить больше запланированного, отвечать на вопросы.

Цель и основное послание следует обозначать кратко и в самом начале выступления. Ваше предложение сразу же должно содержать интерес для партнёра. Если презентация не будет интересна, её слушать не будут.

Всегда делайте акцент на выгоде для другой стороны, она должна видеть от чего избавляется(страхи, проблемы, завал в делах и т.д.) какие преимущества и выгоды получает, понимать, что предложение ей подходит.

Хорошо в ходе показа использовать на слайдах приём «проблема-избавление», закладывать беспокоящую другую сторону проблему и предлагать эффективное лекарство. Ищите такие «проблемы» в ходе этапа подготовки к переговорам - сбора и анализа информации.

Например, если будущих партнёров беспокоит логистика, на слайдах Вы с помощью схем и рисунков должны подробно изложить, через какие порты будет проходить груз, какими сухопутными маршрутами, сколько времени будет занимать процедура разгрузки, таможенные процедуры и т.д.

Для успешного восприятия Вашей презентации необходимо рисовать в перед слушателями убедительные и вдохновляющие на действия образы. Потренируйтесь красочному и яркому изложению информации, с понятными и наглядными примерами. Задействуйте психологический закон сравнения, пусть выгода будет налицо. Используйте мотивационные фразы: «Вы можете получить больше», «Вы ничего не потеряете» и т.д. Подготовьтесь также в простых словах объяснять, почему Ваше предложение лучше, чем у конкурентов. Воздействуйте на чувство страха, например, принять неверное решение, гарантируйте безопасность.

В презентации важно говорить на языке понятном и доступном для партнёра. Если Вы презентуете проект иностранным партнерам на английском языке, который для них не родной, - старайтесь использовать "Easy English", то есть простой международный английский со словами, терминами и выражениями, понятными большинству иностранцев в мире.

Выступая, не стойте на одном месте, не держите руки в карманах. Не смотрите только на одного человека, охватываете взглядом всех участников переговоров. Сосредотачивайте своё внимание на каждом, не забывая при этом большую часть времени уделять лицу принимающему решения. Улыбайтесь.

Когда будете выступать с презентацией, не бойтесь открыто заявлять о своём интересе. Если Вы этого не сделаете, то другая сторона подумает, что Вы хитрите. Если чувствуете, что собеседник может не воспринять должным образом Ваш интерес или названную цену за Ваши услуги или предложение, обоснуйте её, поясните, но не оправдывайтесь. Оправдания губительны для переговоров.

Подготавливая другие сопроводительные материалы, например, буклеты, информационные справки и прочие печатные документы, следите, чтобы на переговорах экземпляров хватило каждому из участников. Казалось бы, мелочь, а ведь я сам не раз был свидетелем, когда из-за недоработки протокола и плохо исполненного согласования количества участников в ходе разных презентаций послам приходилось дипломатично «вырывать друг у друга» повестку встречи и различные информационные брошюры.

Не перегружайте сопроводительные материалы информацией и дизайном. Как и в презентации, старайтесь отразить в сопроводительных материалах наиболее важные и существенные аспекты Вашего предложения.

Удачи Вам в делах и общении!

Если Вы желаете узнать больше секретов общения, переговоров, техник убеждения, хотите научиться легко, быстро и бесплатно эффективно общаться и противостоять самым разным манипуляциям, - вступайте в официальную группу "Искусство Переговоров" в VK. Все знания теперь в одном месте.

Посмотреть группу "Искусство Переговоров"