KPI бухгалтера
Главная задача бухгалтерского отдела – повышать финансовую эффективность компании. Однако руководство обычно воспринимает бухгалтерию как затратное звено, поскольку её деятельность не связана напрямую с получением прибыли. Поэтому количество сотрудников данного отдела обычно меньше, чем необходимо для полноценного ведения дел, а начальство крайне неохотно выслушивает жалобы главного бухгалтера на высокую загруженность.
Выяснить, действительно ли бухгалтерия перегружена работой, или её сотрудники просто работают с недостаточной отдачей, позволяют специально разработанные методики определения эффективности.
Показатели эффективности бухгалтерии
Наибольшие требования здесь предъявляются к главному бухгалтеру, который должен уметь правильно организовать работу своего отдела, объективно оценивая загруженность каждого сотрудника. Он должен своевременно замечать, нужно ли расширить обязанности работника или, наоборот, избавить его от лишней нагрузки. Качественное функционирование бухгалтерии является важнейшим фактором в любом бизнесе, поэтому грамотное распределение работы между её сотрудниками позволяет сохранить и приумножить доходы компании.
Чтобы определить эффективность бухгалтерского отдела, необходимо последовательно проанализировать его работу по следующим пунктам:
- насколько своевременно сдается необходимая отчетность в налоговые органы;
- насколько оперативно проводятся расчетные операции с клиентами и поставщиками;
- случаются ли ошибки при ведении бухучета, оформлении налоговых деклараций и других финансовых документов;
- какую сумму сумел сэкономить для компании бухгалтерский отдел;
- были ли в последнее время штрафы за неправильное составление налоговой отчетности, и какова их общая сумма;
- насколько велики затраты (зарплаты, площадь, оборудование и т.п.) на содержание бухгалтерского отдела;
- поступают ли от сотрудников или клиентов жалобы, которые могут быть связаны с работой бухгалтерии.
Таким образом, определение эффективности бухгалтерского отдела сводится к сопоставлению расходов на его содержание с фактической выгодой, полученной от его работы. Аналогичные правила действуют и при анализе деятельности любого отдельно взятого сотрудника отдела. При этом важно учитывать не только очевидные выгоды, но и косвенное влияние на эффективность всех бизнес-процессов компании, приводящее к росту прибыли или уменьшению расходов.
При анализе бизнес-процессов принимаются во внимание такие показатели как:
- общая численность сотрудников бухгалтерского отдела;
- их загруженность и взаимозаменяемость при неравномерной нагрузке;
- скорость проведения расчетов, количество просрочек при оформлении документации и отчетности;
- соотношение количества бухгалтеров к общему количеству сотрудников предприятия.
Рассматривая качества отдельно взятого сотрудника бухгалтерского отдела, следует учитывать не только его квалификацию, но и эффективность работы при разных уровнях мотивации (стремится ли он к наилучшим результатам в любой ситуации).
Руководство предприятия должно работать над повышением эффективности персонала, обеспечивая должный комфорт и удобство рабочего пространства, а также своевременно отправляя сотрудников на курсы повышения квалификации.
Определение загруженности работника
Перед каждым работником стоят определенные задачи, подразумевающие разумные сроки их выполнения. Его работа оценивается на основании качества результата и количества затраченного времени. Эти же показатели позволяют определить, что штат нужно расширять (если сотрудники не справляются, и очевидно, что не по причине низкой квалификации). Если же выяснится, что работники загружены не полностью, штат можно сократить для экономии средств.
Общепринятым и наиболее удобным методом решения описанной задачи является нормирование. Рассмотрим данную методику на примере бухгалтерского отдела.
Для начала выделим ключевые объекты для анализа:
- работники (в данном случае – бухгалтеры);
- первичные документы;
- Налоговый кодекс и правила ведения бухгалтерского учета;
- результаты работы (отчетность).
Для расчета требуемого количества бухгалтеров нужно знать общее количество поступающей (первичной) документации и отчетных документов. Зная продуктивность одного сотрудника, можно вычислить, сколько человек должно быть в отделе, чтобы своевременно обрабатывать всю документацию.
Чтобы вычислить KPI бухгалтера, рассчитывающего заработные платы, необходимо знать количество сотрудников и объем работ (начисление зарплаты, удержание налогов, проведение обязательных платежей и прочих расчетов) по каждому расчетному листу. Это позволяет определить норму на одного бухгалтера, чтобы понять, сколько сотрудников бухгалтерии должны заниматься зарплатами.
К примеру, если расчетная норма составляет 1500 листов в месяц, то компания со штатом более 4000 человек должна выделить трёх бухгалтеров для обслуживания зарплат.
Нормы KPI на каждом предприятии разрабатываются с учетом его особенностей и задач, поэтому приведенные выше значения являются только примером. Требуемое значение для конкретного случая определяет руководство компании или главный бухгалтер. При этом каждого отдельного сотрудника можно стимулировать премиями за выполнение KPI, чтобы зарплата наиболее ответственных и старательных сотрудников получалась выше.
Над материалом работали
Текст: Степан Новокрещенный ☆
Редактор: @grafcat ▲
Фото: @sibr.hus ▲
Предыдущие статьи
★ Возможно ли получить лицензию на образовательную деятельность и как это сделать?
★ Мотивационная система на основе KPI. Как использовать
★ Налоговая. Как запросить проведение сверки счетов?
