Flores для кофеен и крафтовых баров: опыт внедрения управленческого учета в малом бизнесе

Насколько управленческий учет нужен малому бизнесу? Об этом мы побеседовали с предпринимателем из Барнаула Андреем Устьянцевым, соучредителем сети баров и магазинов крафтового пива Стаут Маклауд, а также франшизы мини-кофеен Kennedy's Coffee. 

Стаут Маклауд и Kennedy's Coffee — одни из самых успешных «молодых» компаний в Алтайском крае. Первый Стаут Маклауд открылся в декабре 2016 года и всего за год стал одним из самых «крутых» заведений Барнауле, сумев практически сформировать рынок крафтового пива в городе. За 2017 год были открыты еще два магазина крафтового пива. 

Компании удалось повторить успех другого своего начинания — Kennedy's Coffee. Стартовав в 2015 году, сеть мини-кофеен только в Барнауле насчитывает более 30 точек, Kennedy's Coffee есть в Казахстане, Екатеринбурге и Москве.

— Добрый день, Андрей! Вы только что отпраздновали годовщину бара Стаут Маклауд. Есть ли какая-то специфика в работе с крафтовым ассортиментом? 

 — Есть специфический момент, поставщики. Традиционные бары заказывают у одного, двух-трех поставщиков все что им нужно, что чаще всего производится в черте города. Мы — заказываем у разных производителей. Сейчас стали появляться дистрибьюторы, в том числе в Барнауле, которых год назад еще толком не было. Мы работаем следующим образом: идет постоянная коммуникация с контрагентами, с пивоварами. Есть крупные компании, как Jaws, у которых есть отдел маркетинга, есть пивовары, у которых ничего подобного нет: человек сам варит, сам продает. В этом сложность: «вытаскивать» и привозить интересные сорта пива.

 — А насколько было сложно собрать первоначальный ассортимент? Как он изменился за год?

— Наш ассортимент, и в баре, и в магазинах, примерно одинаковый — около двухсот позиций. Определиться было несложно — на тот момент уже существовали крафтовые бары, мы изучали ассортимент там и понимали, что искать. Конкретные пивоварни найти несложно, в интернете все представлены, выходили на связь, заказывали. За год ассортимент поменялся не очень сильно. 

 — Оба ваших бизнеса за этот год показали отличный рост. В какой момент вы поняли, что вам нужна специальная система учета?

— Систему учета мы начали вводить для Стаута, когда появились магазины. Когда есть одна касса и один расчетный счет, движение денег еще можно отследить самому. Сложность контроля возникает с ростом предприятия и появлением большого количества лиц, ответственных за деньги. 

 Мы начали с магазинов — ввели систему управленческого учета Flores, сейчас и бар тоже перевели на него.

Почему начали с бара и магазинов? Здесь проще процессы, связанные с деньгами. Хотя Flores нам интересен в первую очередь для кофеен, на этапе внедрения мы решили ограничиться баром и магазинами: если мы там «словим факап» это будет не критично. В случае десятков кофеен даже маленький недочет может быть очень болезненным для бизнеса. 

В начале, в Kennedy's Coffee, мы работали в таблицах Google Docs. У нас была довольно крутая система учета, хотя и не самописная, а использующая только основные функции Excel. Думаю, можно сделать хорошую систему и в Ecxel, на макросах, и она будет работать не хуже готового решения: если нанять программистов, писать им техническое задание и контролировать процесс. До собственной разработки у нас так и не дошли руки, так как потребности постоянно меняются: до определенного момента нас устраивало, то, что есть. С открытием магазинов и ростом количества кофеен ситуация в корне изменилась. 

 — Почему именно Flores? 

 — Есть и другие сервисы, Мегаплан или созданный его бывшим владельцем Финолог. Они появились раньше, у них больше пользователей на сегодняшний день. У Flores для нас важен контакт с разработчиками. С другими программами, ты можешь просто купить коробку с ней, а если что-то не получится, ты должен, скорее всего, просто смириться с этим. С Flores мы можем взаимодействовать, сказать, что нам нужен такой-то отчет, и, скорее всего, он нужен не только нам. Соответственно, разработчики добавляют нужный функционал. Это был немаловажный фактор — то, что мы в той или иной степени участвуем в позиционировании и развитии продукта. 

 

— Мой знакомый мебельщик пользуется специальной программой для расчетов, и контактирует с ее разработчикам один раз в год — на выставке в Новосибирске. Год копит замечания, а потом целый день проводит у них на стенде, рассказывая о своих проблемах.

— Причем, если мебельщик испытывает неудобства с программой, он все же может ей пользоваться, пусть и с трудом. В нашем случае, если что-то не работает, то ты просто перестаешь пользоваться этим продуктом. 

Степан Черепанов, руководитель отдела разработки, интернет-агентство Митра: 

В разработке сервиса Flores мы руководствуемся принципами ФРИИ Customer Development: не вдаваясь в подробности, эта отлаженная методология получения обратной связи от пользователей и внедрения соответствующих изменений в ПО. Это позволяет сделать продукт, полностью соответствующий реальным задачам бизнеса.

 — Следующий шаг — распространение системы на кофейни?

— Да, в первую очередь она для нас нужна именно там, где кассовый разрыв — по-настоящему страшная вещь. 

Для чего вообще финансовый учет нужен — чтобы не терять деньги и не иметь кассовых разрывов. Чтобы понимать, как вообще у тебя дела в бизнесе обстоят. Наличие денег на счетах не гарантирует, что они есть на самом деле — один неучтенный платеж, и завтра их у тебя нет. Если это два-три поставщика, ты можешь все держать в голове, но что делать, когда их с десяток? Это особенно важно для кофеен, где ежедневно проходит по 30 транзакций, деньги постоянно циркулируют по всем счетам и это очень сложный процесс, в котором, к тому же, участвует три десятка человек персонала. 

Работая с большой командой, ты уже не можешь позвонить и спросить, что-то решить. Если ты начнешь поиск решения в ручном режиме, скорее всего, это проблема, вскрывшаяся задним числом: с ней уже поздно разбираться. Либо ты забыл платеж, либо не внес выручку, и где конкретно — в системе на Excel это не очевидно. Flores считает все сам, что намного удобнее подсчета «на коленке»: такое решение позволяет исключить человеческий фактор. 

 — Чем более сложна система, тем больше она зависит от исполнителя.

— Даже если человек мотивирован и знаком с таблицами, это работа с огромным массивом данных. Во Flores ты сразу видишь ошибку, а в Excel, ты можешь заметить ее не сразу или вообще упустить. Тогда в какой-то момент у тебя появляется «замечательная» операция «Списание денег» — у нас этих денег нет, а куда они пропали, мы не знаем. 

В определенный момент ты начинаешь взвешивать стоимость системы учета, сложность ее внедрения и понимания в случае закрытия текучки новыми людьми. Как иногда бывает: сотрудник уволился и все, унес секрет с собой — и никто не знает, как вести учет. Flores значительно более лоялен в плане обучения и вхождения нового персонала.

Также есть вещи, которые невозможно нормально учесть в таблицах — например, эквайринг, когда деньги несколько дней в процессе в банке, плюс они могут там потеряться, это рабочий момент. Пока мы работали с таблицами, учет таких средств всегда был проблемой, а Flores позволяет легко и наглядно ее решить.

— Еще он доступен с мобильных устройств, верно?

— Я про это ни разу не упомянул, потому что у меня даже мысли нет, что я могу оказаться вне «зоны доступа». Думаю, это так для большинства молодых людей. Если ты начинаешь бизнес сейчас, то невозможно себе представить, что у тебя есть офис, в офисе есть компьютер, в этом компьютере у тебя стоит условная «1С-ка», и только зайдя в нее, ты можешь узнать, как идут дела у твоего бизнеса. Мы даже не рассматривали варианты без постоянного онлайн-доступа. Опять же, у нас много точек в разных местах. 

 — Можешь сформулировать коротко, для чего такой компании, как ваша, нужен управленческий учет? Какие задачи он решает? 

 — Задачи плюс-минус такие же, как у любого сетевого ритейла, а мы и есть сетевой ритейл: десятки кофеен, три магазина, движений денег очень много. Здесь появляется необходимость продвинутого учета. Наверное, для бизнеса, возможно и более крупного, чем мы, но где меньше ежедневных транзакций, можно и бесконечно жить в Excel и не страдать.

Для нас, в первую очередь, учет нужен, чтобы не пропадали деньги. Во вторую — чтобы можно было более грамотно планировать инвестиции, бюджет, маркетинг, дивиденды, в конце концов.

Автор статьи — Константин Климов, компания Miranit.