Структура ваших файлов -- как организовать и навести порядок

Раньше я не уделял внимания порядку в файлах. Все скидывал на рабочий стол или в мои документы, часть важного была в загрузках, часть в Outlook и прочих программах.

Когда нужно было переустановить Windows или перейти на новый комп -- просто скидывал все что видел в одну папку на диск D (C -- системный). Папки множились, начал их помечать датой создания.

1. Немного истории

Если вам лирика не интересно, переходите сразу к разделу 2.

1.1. Эпоха DVD

Потом начал записывать на DVD-диски (ага, лет 10 назад это было популярно, сейчас уже их не используют), образовалась целая стопка из 30 DVD-дисков с "мусором". Если что-то нужно было найти, то перерывал эти диски, бывало занимало несколько часов.

Поскольку мелкие файлы на DVD писать долго, паковал все в архивы без сжатия.

1.2. Эпоха дешевых HDD

Когда HDD подешевели и DVD потеряли смысл, перенес все на HDD в двух экземплярах. Общий размер всех этих данных получался около 500 Гб. Все вперемешку и важное и не важное. Кое-какие зачатки структуризации уже были, но весьма слабые.

Закриптовал диски с помощью TrueCrypt (уже прекратил развитие, см. VeraCrypt) и подумывал о структуризации данных, чтобы и времени меньше тратить на поиски и в голове порядок навести.

Перенос на HDD позволил использовать прогу Everything (не реклама, прога очень полезная), которая мгновенно индексирует и ищет файл по имени. Архивы пришлось распаковать.

1.3. Эпоха облаков

Интернет-каналы ширились, облачные хранилища набирали популярность.

Начал мечтать перенести все файлы со своих железяк в мир виртуальный и не иметь привязки к железу. Хрустальная мечта -- если голым без ничего попал в другую страну (или потерял там все/подвергся ограблению) -- а у тебя в голове есть ключ к данным, паролям, ключам, финансам и прочему. Можешь восстановить доступ к электронным валютам, счетам, все свои важные файлы и пр. Полная отвязка от материального мира.

Остро стал вопрос отделения зерен от плевел (то есть ненужных файлов от важных), структуризации всех данных и заливки в облака. Чтобы и места меньше занимало (меньше платить), и искать проще.

В течение нескольких лет разрабатывал структуру.

2. Важнейший принцип структуризации

Один очевидный принцип, насколько очевидный, что часто забываем. Все ваши данные можно разделить на 2 категории:

1. Публичные.

2. Личные.

Первые могут быть для вас очень важны, но их можно взять и в другом месте. Вторые -- связаны только с вами или вашей семьей, если вы их потеряете, то в интернете их не найдете.

2.1. Публичные файлы

Это:

1. Дистрибутивы программ.

2. Ваша музыка.

3. Книги.

4. Фильмы (сейчас мало кто хранит, так как проще смотреть онлайн).

Все это создали не вы и их, как правило, не так уж сложно скачать в Интернете. Ценность представляет сам список, ведь ту же музыку и книги вы собирали не один год.

А вот, список файлов можно получить с помощью утилиты FileList и сохранить в облаке в компактном виде.

2.2. Личные файлы

Все личные файлы нужно хранить в облаке. К примеру, я храню в DropBox, но вы можете выбрать другой сервис.

Личные файлы структурированы так:

1. Пароли, ключи, секреты (SECRET)

Эти данные самые важные.

Для их хранения удобно использовать программу KeePass с сохранением самого файла данных в облаке. Программа есть для всех платформ, в том числе для мобильных устройств.

Здесь храним:

1. Пароли к различным сервисам.

2. Серийные номера программ.

3. Данные SIM-карт.

4. Данные банковских карты.

5. Ключи (разделение по проектам) + пояснение.

2. Копии бумажных документов (SCANS)

Рекомендую вам хранить скан-копии своих документов на случай их утраты или пожара. Хранить в зашифрованном файловом хранилище (см. VeraCrypt).

3. Ваши проекты, ваша работа (PROJECTS)

Вся ваша работа, все что вы сделали и не хотели бы потерять.

Даже если проект уже не актуален, его стоит сохранить, ведь если вы столкнетесь с подобным проектом, то старые наработки помогут вам быстрее вспомнить нюансы и войти в тему.

Иногда можно хранить в спец. сервисах (к примеру, исходный код в GIT-репозиториях, таких как Amazon CodeCommit, visualstudio.com, BitBucket -- последние два бесплатные, первый очень не дорогой).

Все это зависит от рода вашей деятельности.

Некоторые работы и связанные с ним данные можно хранить просто в облаке. Шифровать или нет -- решайте сами.

4. Ваши исследования (RESEARCH)

Все то, с чем вы разбирались, на что потратили время. Все эта информация может пригодиться как вам самим, так и вашим друзьям/знакомым. Или же можете просто поделиться ей в блоге (как я сейчас).

Сюда относятся и покупки (все варианты, которые вы рассматривали в поисках того или иного решения), и ваши путешествия (все с ними связанное, гостиницы, перелеты и пр.), информация о разных полезных сервисах, еда и прочее.

Я использую OneNote. В нем есть возможность структурировать записи иерархически (в виде дерева), есть поиск. Работает на разных платформах.

Все исследования, изыскания скидывают туда. Файл синхронизируется с облаком (встроенная функция).

5. Бухгалтерия (ACCOUNTING)

Немаловажная часть жизни -- ваш домашний бюджет, планы по расходам. Об этом следует написать отдельную статью.

6. Задачи (TASKS)

Все что вы хотите сделать и не хотите забыть.

Есть множество приложений, но мне ни одно не подошло, удобнее всего в обычном текстовом файле.

Естественно, хранится в облаке.

7. Личные фотографии и видео (LIFE)

Очень не приятно потерять семейные фото, по этому их хранению следует уделить особое внимание.

У меня хранятся в двух облаках: в OneDrive и GoogleDrive. Можно формировать ссылку и делиться с родственниками и друзьями. Дополнительно храниться на диске.

8. Люди (_PEOPLE).

Все ваши контакты, информация о родственниках, знакомых, друзьях.

Храню в телефоне, который автоматически синхронизирует с облаком.

9. Ностальгия (NOSTALGIA)

Здесь храним все то, что как бы и не представляет ценности и, быть может, не связано напрямую с вами, но что вам иногда приятно просмотреть. Это могут быть старые программы, которые уже не найти в сети и которые уже никому не нужны, но для вас они ценны.

10. Бекапы

Бекапы ваших системных дисков, виртуальных машин и пр.

До сих пор храню на внешних HDD. Для бекапов использую стандартные Windows-утилиты.

3. Маленький совет и выводы

Сначала маленький совет

Купите себе флешку с прочным корпусом, закриптуйте ее BitLocker-ом или VeraCrypt (если вы линуксоид), скопируйте туда свои самые важные файлы и носите в качестве брелока. Если потеряете -- не страшно, все равно никто прочитать не сможет. Но это поможет вам на случай пожара или прочего форс-мажора -- ваши данные будут при вас.

Вот такая структура файлов выработалась за несколько лет работы с данными. По моему опыту она актуальна для всех. Пользуйтесь.

А так же в комментах можете рассказать о своем опыте по структуризации.