Академия: Дизайн проектов. Планируй правильно. Неделя 5.
Здравствуйте, я принимаю участие во втором этапе программы Академия голоса и представляю вам конспект 5-ой, завершающей недели, курса "Дизайн проектов“. В качестве последнего штриха нам предстоит освоить осознанное планирование и стратегическое мышление, как вы понимаете, такое никак нельзя обойти стороной, особенно если речь идет о дизайне проектов :). Если все готовы, тогда мы начнем переворачивать наше представление о планировании, распределении времени и самое главное о приоритетах!
Осознанное планирование.
Тайм-менеджмент.
Я почти уверен, многие, если не каждый слышали и уже имеют какое-то представление об этом инструменте, но насколько оно соответствует реальности? Почему мы еще не начали использовать этот инструмент? А может некоторые из нас уже интуитивно сами пришли к основным его принципам, даже не задумываясь, что это тайм-менеджмент? Я уверен, после этой статьи у нас не останется ни этих, ни большей части других возможных вопросов об осознанном планировании в целом и тайм-менеджменте в частности.
Начнем сразу с официального определения.
Тайм-менеджмент — это действие или процесс тренировки сознательного контроля над количеством времени, потраченного на конкретные виды деятельности, при котором специально увеличиваются эффективность и продуктивность.
Вроде все верно. Но почему так скучно, пусто, не интересно и практически не пахнет реальной пользой. И уж тем более не хочется говорить о каком-либо вдохновении на этот счет. Намного полезнее в этом смысле, если мы будем отталкиваться от функций определяемого предмета. В таком случае наше определение тайм-менеджмента станет например таким:
Система практических приемов, подходов и технологий, направленную на реализацию человеком своих желаний наиболее оптимальным способом.
Вы даже сами можете придумать определение, если это вам не подходит. Однако, принято считать, что, непосредственно сами разговоры об эффективности и продуктивности, не имеют большого смысла. Ведь это всего лишь качества, позволяющие достигать своих поставленных целей. Точно, быстро, дешево, лучше во многих аспектах.
В следствии выше сказанного, мы получаем что, тайм-менеджмент в основе своей это:
система исполнения желаний!
Мифы и заблуждения о тайм-менеджменте.
Как и всякое популярное явление, тайм-менеджмент незамедлительно оброс персональной мифологией. Которая, в свою очередь, образовала систему понятий. Последние воспринимаются совершенно не критично, как саму собой разумеющуюся данность. Абсолютное большинство людей даже не пытаются задуматься на предмет соответствия этих понятий реальности.
Разберем наиболее популярные и основные мифы о тайм-менеджменте.
Миф I. Без тайм-менеджмента успешным не будешь.
Корневая опасность мифа в том, что он приравнивает организованность и успешность. Но они, отнюдь, не тождественны. Суть не заменяет инструмент, а душа - механику.
Действительно, миф кажется убедительным и на первый взгляд не вызывает подозрений. Разве можно достичь успеха, не умея сознательно и планомерно управлять своими делами и временем? Кажется, что нет.
Тем не менее, всякий успех - это принятые решения. Их исполнение идет вторым номером. Принимая неправильные решения, либо не принимая их вовсе, тайм-менеджмент, в таком случае, не спасает в принципе. Все, что нас ждет - куча дел, ведущих в никуда.
Миф II. В мире есть универсальные системы, совершенно пригодные для всех людей.
В большей части книг по тайм-менеджменту ненавязчиво впихивается мысль о безразличии системы управления временем к индивидуальности. Словно все люди живут одинаковыми жизнями и имеют идентичные проблемы со временем. Конечно же проблема со временем у всех одна и та же - его нет. Но характер и причины нехватки у многих различаются. Авторы таких книг делают упор на то, что тайм-менеджмент это все же менеджмент, а он - инструмент универсальный! Максимум в таких книгах идет разделение на людей на два известных типа - интуит и рационал.
Такой подход не влазит ни в какие ворота и является совершенно не приемлемым. Неизменно, система управления временем проникает в образ жизни человека и становясь его частью, меняет изнутри и человека и соотв. образ его жизни. В противном случае она попросту не эффективна. В свою очередь, образ жизни связан с ценностями человека, с его убеждениями, познавательными стратегиями и фильтрами, его жизненной ситуацией, особенностями характера, деятельности и типа нервной системы, можно еще перечислять, но думаю смысл понятен.
Попробовать поменять свой образ жизни за счет копирования разработанных не вами методик, все равно что, одеть на себя чужой образ жизни или пересадить орган другого человека Например, в случае с органом, он приживется только в условиях подавленной иммунной системы, другими словам некоторого разрушения вашей личности. Чужой образ жизни для вас является органичным и тут есть по сути всего три альтернативы:
1. Фанатичное следование разрушит вашу личность.
2. Вы его отвергнете либо поменяете его так, что от исходника мало что останется (а это мало вероятно)
3. Случайно он совпадет с вашими особенностями и вы сможете его использовать на постоянной основе (это еще более мало вероятно)
Как раз с этим и связан следующий миф.
Миф III. Тайм-менеджмент не работает.
Факт в том, что количество людей, попробовавших жить вместе с тайм-менеджментом и затем отказавшихся от него в десятки раз больше чем тех, у кого он прижился.
Если вы хотите управлять своим временем по-настоящему эффективно, не насилуя свою природу, следует сконструировать систему, подходящую лично вам. Конечно же, для этого понадобится предварительно проанализировать ваши личные особенности, особенности вашей деятельности, вашей конкретной ситуации и образа жизни.
Миф IV. Тайм-менеджмент гарантирует личное развитие.
Большинство технологий тайм-менеджмента содержит методики по целеполаганию. Их наличие полностью оправдано и имеет смысл. Но и здесь можно попасться в крутой капкан.
Эти методики попросту не справляются в случае, когда человек дошел до определенной стадии своего развития, когда попал в кризис, в котором ему нужно переосмыслить себя и вообще свою жизнь. Они не дадут, такой необходимый в этом случае, квантовый скачок, просто потому что, этим методы слишком примитивны для целеполагания такого уровня.
Все же в подавляющем большинстве остальных случаев эти технологии хорошо себя показывают, но дают выбирать вам цели только в рамках хорошо знакомой среды ваших ценностей и смыслов. Они совершенно бесполезны в период экзистенциального кризиса, когда от старых смыслов уже никакого толка, а новые даже не начали как-то проявляться в вашем сознании.
В том случае если вы попадаете в такую ловушку, вы будете заниматься уже совсем не актуальными целями, вместо того, чтобы проделывать глубокую внутреннюю работу по перестройке вашего взгляда на жизни, нащупывания новых смыслов и ценностей. Вас ожидает потеря времени в связке с усугублением наступившего личного кризиса.
Миф V. Тайм-менеджмент сразу начинает экономить время.
Я не сильно ошибусь, если скажу что, этот миф вызвал наибольшие потери начинающих практиков тайм-менеджмента. Посмотрите на типичную историю жертвы данного мифа.
Тайм-менеджмент:
Представление - моментальная панацея от проблем со временем.
Реальность - постепенный, мучительный процесс, в ходе которого, вы изменяете свой образ жизни и вырабатываете кардинально новые и не слишком привычные навыки.
Стоит только начать встраивать хоть какую-нибудь более менее приличную систему контроля времени в свою жизнь, как ваша эффективность сразу падает, а из-за того, что человек не ожидает таких результатов возникает стресс, иногда даже некоторая паника, что только ведет к еще более сильному падению эффективности, но никак не к росту. Если человек на этом не сдается и продолжает стоически внедрять систему, он понемногу привыкает и успокаивается и вместе стем растет эффективность. Ожидаемый изначально, должный рост эффективности, наступает когда выработаны все необходимые новые навыки и привычки. Весь этот процесс, конечно же, требует дополнительных затрат времени, энергии и определенной мотивации.
На следующем шаге, в небольшом видео, автор многих статей по тайм-менеджменту Laura Vaderkam рассказывает об осознанном планировании и экономии времени.
В начале она развеивает пару небольших мифов о том, что люди контролирующие время через системы тайм-менеджмента всегда все делают вовремя и никогда никуда не опаздывают, конечно же мы живем не в таком утопичном мире. Дальше она говорит про одну методику тайм-менеджмента, которую использует, например, чтобы помочь учителям найти лишний час в сутках. Для этого мы возьмем немного времени от разных занятий, сложим его и получим много времени для других занятий. Сохраняя время, мы не начинаем жить как хотим, мы строим жизнь, которую хотим, и тогда время сохраняет само себя. Время очень эластично. Если в жизни случается что-то непредвиденное, что-то такое, что нужно решить незамедлительно и придется потратить на это порядка 10-ти часов, что-то вроде даже небольшого пожара или затопления, конечно, у нас найдется на это время. Приоритет таких вещей крайне высок, их срочность превосходит абсолютное большинство наших дел. Даже если вы супер занятой человек,и у вас случится какой-нибудь форс мажор, у вас появится время на это. В этом кроется ключ к управлению временем - относится к своим потребностям, как к пожару. Люди, которые стараются определить истинный приоритет своих потребностей, гораздо меньше страдают от нехватки времени. Не говорите, что у вас нет времени, говорите что, это не мой приоритет. Для этого давайте поговорим о способах выявления высоко приоритетных потребностей.
1. Профессиональный способ. Некоторые люди в конце успешного года , делают обзор того, что сделало его таким успешным. Давайте представим что, сейчас конец года, какие действия от 3-ч до 5-ти пунктов сделали этот год таким успешным? Сразу после этого вы можете написать обзор следующего года.
2. Способ оценки личной жизни. Люди в некоторых странах, близко к концу года, пишут красивые праздничные письма для своих родных, в которых речь идет о том, какие прекрасные у них домочадцы и как сильно они заняты, но на самом деле цель этих писем, показать чем лично они занимались, что было для них важным и особенным в течении прошедшего года. Представьте себе конец следующего года, конец просто восхитительного года, радость и воспоминания о котором, будут питать вас и ваших близки еще минимум лет 10. Какие ваши действия (3-5 пунктов) сделали его таким восхитительным. После этого вы можете написать письмо на следующий год. Не отправляйте его :). Он нужен только для выявления приоритетных действий.
Но прежде всего возьмите список из 60-ти задач над которыми, как вы сами считаете, надо поработать и разделите их на выполнимые шаги. Например вы хотите написать историю о семье. Прочитайте другие истории семьи, уловить стиль письма. Поговорить о чем то с родственниками, назначить встречи с ними. Возможно вы хотите научится паркуру. Для этого нужно найти ближайшие паркур-группы и возможно обновить свою спортивную одежду. Самое главное использовать наш ключ к управлению временем - относится к нашим потребностям как к тому пожару и ставить их во главе списка.
Как показывает народная практика, планированием лучше заняться в пятницу после обеда. Это то самое время, когда люди меньше всего хотят что-либо делать, но зато с удовольствием будут представлять свое будущее, строить на него планы. Поэтому возьмитесь за написание списка приоритетов именно в пятницу не ранее, чем после обеда. Разделите его на три основные группы: Карьера. Отношения. Личность. Как правило, люди, при составлении планов, уделяют много внимания только одной группе. Разделения на три группы будет напоминать вам, что в них тоже может что то находится. Просто набросайте по паре пунктов в каждую категорию, а потом посмотрите на грядущую неделю и подумайте куда их можно определить. Исследования опытных тайм-менеджеров показывают, что как бы сильно вы ни были заняты, у вас все равно найдется по меньшей мере 40 часов в неделю, чтобы сделать что-то еще. Это более 4-х часов в день и они все ваши.
Матрица Эйзенхауэра.
Как мы поняли из небольшой лекции Лоры Вандеркам - расстановка приоритетов очень важна. Именно в этом деле нам очень поможет матрица Эйзенхауэра.
Так исторически сложилось, что авторство матрицы приписывают 34-му президенту США, Дуайту Эйзенхауэру, ранее занимавшим пост генерала армии. На самом деле, матрица просто получила такое название из-за что, фраза президента "Не все срочные дела важны, не все важные дела- срочные" получила большую известность.
Матрица дает возможность быстро и уверенно рассортировать хорошенькую кучу дел, лишь пройдясь по их списку и дать себе ответ на два вопроса в каждом из этих дел:
- Это важно? Да/ нет
- Это срочно? Да/нет
Вуаля! И каждое дело попадает в один из 4-х квадратов матрица в зависимости от комбинации ответов.
Поговорим теперь о самих квадрантах.
Кв1.Срочно и важно. Это квадрант непредвиденных дел, которые с вами просто случились. Дел, которые носят стихийно-бедственный характер, как пожар или плач ребенка. Это самый "плохой" квадрант, нужно стараться что бы он оставался пустым. Изредка в него можно переносить дела со второго квадранта, если вам вдруг захотелось их немедленно закрыть по той или иной не рациональной причине.
Кв2. Важно, но не срочно. Здесь у нас самые продуктивные дела. У этих дел есть время на реализацию, а значит и на разумное планирование. Есть время постараться и выполнить каждую задачу в квадранте на высоком уровне. Именно на это разумно сегодня потратить время.
Начать выполнять такие дела можно в том порядке, как они и написаны, а можно и заново их отсортировать задавая вопросы "Это Важно?","Это срочно?"и создав тем самым еще один квадрант в границах этого квадранта. Таким образом ваши главные цели будут более детализированы.
Кв3. Не важно, но срочно. Дела в этом квадранте не важны и возможно даже вообще не нужны..но вы их делаете, а значит не делаете важные дела и получается, что попусту тратите время. Не делайте эти дела лично, поручите другим,а сами займитесь важными делами. Зачем заставлять свои реальные цели ждать? Ждать, когда вы к ним придёте и станете одним целым.
Кв4. Не срочно и не важно. Это цитадель наших капризов и слабостей, которым просто нужно сказать "нет", но так же, это и цитадель доброты и красоты нашей души в мимолетных порывах. Чтобы наше время сохранялось и тратилось разумно и продуктивно в отношении намеченных целей, оставляйте этот квадрат пустым или с парой дел которые вы способны сделать, скажем "на ходу" или "между делом" играючи, если при выполнении их вы ощущаете небольшой внутренний подъем и стабилизацию духа.
Чем этот метод хорош, так это скоростью. Во-первых, вы сразу же наглядно видите, что к чему. И легко оцените эффективность использования своего времени. Во-вторых, ответив в каждой задаче всего на два вопроса, вы сразу распределяете дела на 4 группы, а это, извините меня, уже двойной профит.
Проверка эффективности.
Метод годится не только для сортировки ваших дел на сопутствующие продвижению к целям и на тормозящие это продвижение. Его так же можно использовать для оценки вашей эффективности в целом. По хорошем, когда вы уже ответили на известные уже нам два вопроса по каждому из дел, почти все дела должны оказаться во втором квадранте.
Конечно же, чаще всего мы наблюдаем другую картину - в делах обнаруживается перекос, явно показывающий, где мы можем оказаться, если не переключимся на дела важные, дела отважные :).
Системы планирования.
Когда вы уже достаточно разобрались с своими приоритетами, стоит попробовать избрать подходящую для себя систему планирования. Разнообразие вариантов позволяет подобрать систему, подходящую для ваших потребностей. Оцените следующие системы планирования и отметьте чем каждая из них вам понравилась и почему. Первостепенно важно попробовать пожить с этой системой. Начните с небольшого срока - например неделя! Налаженная система планирования будет отличным подспорьем в процессе воплощения вашего проекта.
Тем, кто любит блокнот и ручку, рекомендуется метод BulletJournal. Подробнее здесь.
Если приложения - это ваш выбор, то Trello то что нужно! Знакомимся с ним тут.
Тоже очень интересный метод для планирования - канбан доска. Про доску тут.
Осознанный отдых.
Это еще одна вещь, о которой стоит поговорить в отношении тайм-менеджмента. Отдых наравне с нашими делами, так же нуждается в осознанном планировании.
Примеры отдыха, который осознанным никак не назовешь. Уверен, многие из них вам очень знакомы.
- Сидели в интернете и вдруг поняли, что прошло уже полтора часа и недоумеваете как пролетело столько времени.
- Совершенно не помните чем были заняты все выходные.
- Потратили весь вечер на просмотр сериала, у вас вялое самочувствие, голова пустая.
- Смутно представляете чем ужинали вчера.
- Когда отдыхаете с друзьями, вы не прекращаете думать о не завершенных делах.
- Не знаете чем заняться в появившееся свободное время.
- Во время отпуска на море вы будто на автопилоте завтракаете, идете на пляж, гуляете, ходите по лавкам с сувенирами..
Корень этих ситуаций- отсутствие вас в моменте и следовательно отсутсвие настоящего отдыха. Такая ситуация неизбежно ведет к выгоранию и понижению творческих способностей.
Чтобы спланировать ваш отдых, используйте инструмент - Дневник отдыха.
В простой тетрадке или каком-либо удобном вам приложении отмечайте, как вы проводите отдых.
Дата - Время - Вид отдыха - Ваши впечатления - Плюс или минус.
За отдых мы берем все, что не подходит под определение работы, занятия образованием и домашними делами. Просто поговорили по телефону с другом или подругой, совершили неспешную прогулку по парку, полистали книгу, провели время в соцсетях - все это считается отдыхом.
Ставьте "плюс" если считаете, что то действие вас подзарядило и "минус" если не подзарядило или даже наоборот уменьшило энергетический ресурс. Будьте честны с собой и не ставьте оценки опираясь на социальные мнения. Таким образом повысится осознанность ваших реакций на происходящее и способность замечать влияние небольших вещей на ваше состояние в целом.
Отмечайте в дневнике случаи, когда отдых принес вам удовлетворение и наполнение энергией и свежестью. Так же как и отдых, который не удался по какой-либо причине. К примеру в соцсетях вы можете провести время приятно и полезно, но так же можете устать сильнее чем были и толком ничего не сделать.
Ведите дневник отдыха и вы по меньшей мере будете явно видеть момент, что вы мало или неосознанно отдыхаете.
На этом заканчивается курс "Дизайн проектов". Многие со мной согласятся - он был исчерпывающим. Все, кто вместе со мной внимательно его изучил, смогут довести любой достойный проект до высочайшего уровня. Возвращайтесь время от времени к материалам этого курса за новым вдохновением и для закрепления материала.
В этой части курса я открыл для себя личный тайм-менеджмент, до этого всегда считал его универсальной, жесткой системой и почему то был уверен, что он лично мне не подойдет. К тому же никогда нет времени перетерпеть первые проседания по тому же времени и особенно нехватки свободного внимания из-за того, что на первых порах внедрение методов управления временем прилично уменьшает общую продуктивность. Сейчас я знаю, что это того стоит и в дальнейшем это поможет мне выиграть намного больше времени, чтобы я мог воплотить свои мечты в реальность.