Неполученная первичка: как получила, как оценила задачу
Бывает так, что в организации не было заведено получать первичку по каждой сделке. Жизненных причин тому может быть масса: отсутствие в опыте судов, где все строится на первичке; недостаточно опытный бухалтер или его отсутствие; мало полномочий у руководителя группы, особенно в карательной части ;) и еще разные, более фантастичные.
Однажды в фирму приходит либо опытный юрист или бухгалтер (что хорошо), либо необходимость посудиться или пройти налоговую проверку (что похуже). И встает вопрос восстановления первички за какой-то период. Расскажу, как я однажды это оценивала на конкретном примере.
КАК НЕ ПОЛУЧИЛОСЬ
Сначала это было поручено продажникам, но со слабым успехом - восстановили документов 5. Дальше пошло обычное:
это не наше дело, отвлекаете от сделок,
пусть бухгалтерия запрашивает, это их дела,
нету времени на эту фигню, мы за дело, мы в полях.
Бухгалтерия была на аутсорсе, денег просила за "восстановление документов за два года" космически: 80 000 за услуги + DHL на все пересылки, чтобы точно не потерять.
Потом была мысль премировать за эту задачу офис-менеджера - 5000 руб. и доки по списку. Офис-менеджер была любимица руководителя, для вида позвонила в три фирмы и на том все.
КАК ПОЛУЧИЛОСЬ
Разозлившись на отсутствие результата в таком вроде простом вопросе, решили поручить задачу в одни руки. Только это и ничего кроме этого и оценив вопрос отдельно. Итак, отталкиваемся от списка Excel (у меня была выгрузка из 1С:Бухии с отметкой, где нет оригиналов). Набралось недостающих 193 документа за 2 года.
Считать работы имеет смысл по фирмам, т. к. что 1 документ запросить у юрлица, что 10 - разница небольшая. Когда все, что мы имели, свели в один список, то увидели, что на проработку - 96 фирм.
Сложностей никаких нет, запрашиваем понятные доки, соль только в том, чтобы выйти в каждом юрлице на специалиста по первичке. Мы начинали с продажников нашей стороны и закупщиков на стороне контрагента, т.к. контактов бухов не было.
Итого на фирму минимум 3 звонка:
- получить контакт бухгалтерии
- попросить у бухгалтера нужный скан на мейл и оригинал почтой
- проконтролировать отправку документов
Это идеал, но в жизни обязательно получится звонков 5 на фирму не меньше - не тот человек, уже уволился, кто-то что-то забыл, адрес потерял, в отпуске и т.д. и т.п.
Итого 5*95 ~ 500 звонков. В среднем в день можно назвонить раз 20-25, т. е. эта работа займет примерно 20-25 рабочих дней. По сложности в этой задаче нет ничего выдающегося, все просто - уровень примерно ассистента. Отталкивалась от дня работы ассистента с окладом в 20000р, т.е. 1000 р/день.
Итого весь объем оценила в 20 000 руб., плюс премия 5000 за тех, кто за первый заход не поддался уговорам :) таких нашлось четыре конторы. Телефон оплачивать не пришлось, звонили с рабочего.
ЧТО ПОТОМ
Продажникам вписали в обязанности запрашивать первичку по сделкам. Без полученной первички сделка не считается закрытой, проценты по ней не начисляются. Вот такое драконство! Но как по мне - нормальный здравый смысл и адекватная организация.
ДОПУЩЕНИЯ И ОГОВОРКИ
1. Ищи-свищи, если они не заплатили, первичку тем более не дадут.
Фирма ни с кем не судилась и не ругалась, оплаты по всем сделкам прошли, вопрос был просто в первичке. На стадии неплатежей и ругательств выбивать первичку поздно, конечно. Про это я писала в посте Как я действую, если мне не платят.
2. Почему не поручить офис-менеджеру, который на окладе, все-таки?
В описанном примере офис-менеджера очень любили и оклад платили фактически за атмосферу в коллективе и красоту. Причем, это как ни смешно, имело смысл, работа у ребят была нервная, а офис-менеджер всех веселила и бодрила ;)
Но вообще-то можно, да. Основной момент выбрать время, когда можно поручить только это и ничего кроме этого! В моем случае оказалось не меньше 20 дней на 96 фирм, а казалось - ну что там, работы на 3 дня. Подвинуть все остальное, чтобы приоритет был за восстановленной первичкой. Ну и плюшки все-таки: премию, или пару отгулов. Плюшки они всем всегда приятны и дают ощутить сладость завершения дела)