5 Причин использовать автоматизацию бизнеса

Не секрет, что за хорошо отлаженным бизнесом стоит большое количество людей и вложенных в него усилий. Если раньше владельцам компаний приходилось нанимать новых сотрудников для решения растущего объема задач, сейчас есть более простое решение – автоматизация бизнеса. Что это такое, и почему стоит внедрить этот подход?

Что такое автоматизация в бизнесе?

Автоматизация бизнеса – это своеобразный инновационный подход к решению больших и маленьких задач, при котором они распределяются и «ставятся на поток». Благодаря автоматизации можно не только грамотно управлять всеми процессами, но и поручить их выполнение компьютеру, что значительно быстрее и надежнее. Сейчас доступны десятки платформ и приложений, которые вполне могут заменить рабочую силу, обрабатывая и систематизируя гигабайты ценной информации.

«Автоматизация бизнеса» - достаточно обширное понятие, и чтобы лучше в нем разобраться, рассмотрим примеры, где она может пригодиться.

Поддержка клиентов

Владельцы сайтов нередко используют программное обеспечение в рамках службы поддержки, чтобы присылать пользователям автоматические ответы. Например, если в вашем ПО возникли проблемы при авторизации пользователей с аккаунтов на LinkedIn, 90% таких случаев решаются с помощью системы «тикетов». Можно создать автоматический ответ на любое письмо, содержащее слово LinkedIn, где будет сказано, что проблема клиента будет скоро решена. Это позволяет ассистентам заняться остальными важными задачами.

Принятие решений

Допустим, чтобы заказать новое оборудование, решение совета директоров должно быть одобрено пятью генеральными менеджерами. Без автоматизации нужно будет встречаться с каждым из них лично, чтобы получить подпись, в то время как со специальным ПО это лишь дело пары секунд.

Внедрение новых сотрудников

Введение нового сотрудника в должность – непростой процесс, потому что в процесс обучения могут быть задействованы все остальные работники. Вместо того, чтобы отвлекать их от своих дел, можно облегчить процесс и использовать программы для пошагового обучения.

Автоматизировать процессы можно почти в любом бизнесе, особенно если они: а) повторяющиеся; б) состоят из определенных предсказуемых шагов.

Почему стоит использовать автоматизацию?

Автоматизация – это подход, который позволяет значительно повысить эффективность решения задач и упростить жизнь. Организации, практикующие этот метод, экономят время и деньги, позволяя сотрудникам заниматься более сложными и важными делами. Кроме того, когда машина выполняет мелкие рутинные занятия, снижается риск ошибок.

Вот еще 5 важных причин внедрить автоматизацию:

• Налаживание контакта между коллегами. Электронная почта, записки, переговоры – есть столько способов обсудить задачи, но чем больше каналов связи, тем сложнее организовать сотрудничество. С помощью ПО для автоматизации вы можете распределить команды и наладить рабочий процесс:  используя единую платформу, сотрудники смогут мгновенно обмениваться сообщениями, видеть статус выполнения задач, всегда быть в курсе событий и помнить о групповых и индивидуальных целях.
• Установление отчетности. Автоматизируя процесс, владелец бизнеса может разбить его на несколько шагов, за каждый из которых назначается ответственный работник. Это позволяет достичь абсолютной прозрачности и подотчетности. Вы сможете видеть, какие задачи требуют больше всего времени на выполнение, и где нужно внести корректировки. Больше никаких вопросов «Кто за это отвечает?» У каждой задачи есть ответственный за нее человек.
• Меньше расходов и ошибок. Когда вы поручаете мелкие легкие задачи машине, вы экономите на рабочей силе и исключаете ошибки из-за невнимательности. Это особенно важно в электронной коммерции, банковской сфере и любом другом бизнесе, где нужно обрабатывать тонны клиентской информации и платежей.
• Вы в курсе событий. Благодаря автоматизации вы можете видеть статус выполнения каждой отдельной задачи и весь процесс работы в целом. Информация, которая собиралась в системе месяцами, может быть обработана и представлена в виде отчетов, что позволяет следить за прогрессом и вносить правки.
• Установление четкой иерархии. При налаживании рабочего процесса вы можете распределить обязанности каждого сотрудника и избежать хлопот с отчетами.

Благодаря современному программному обеспечению можно поставить на поток большой объем задач и не только сэкономить на рабочей силе, но и значительно ускорить все процессы.

Как автоматизировать процессы?

Если вы решили применить данный подход в своем бизнесе, к этому нужно серьезно подготовиться. Вот несколько советов по грамотной автоматизации:

Позвольте своей команде протестировать решения и инструменты. На рынке представлено множество систем для управления бизнес-процессами, и многие компании предоставляют бесплатные пробные периоды. Это отличная возможность дать своим сотрудникам разобраться в принципе работы таких систем и подобрать подходящий вариант.

Понимайте процессы, которые вы оптимизируйте. Вы должны понимать, можно и нужно ли ставить на поток те или иные задачи.

Помогите сотрудникам адаптироваться к автоматизации. Для некоторых людей перемены – это всегда сложно, даже если они к лучшему. Поэтому стоит провести тренинг или дать подробные инструкции персоналу, чтобы избежать ошибок и лишнего стресса.

Планируйте заранее. Автоматизация позволяет достичь успеха во многих областях, но очень важно заранее продумать, что именно вы будете автоматизировать. И не забывайте, что в процессе перехода вы еще будете подстраивать систему под себя и вносить корректировки.

Подсчитайте окупаемость инвестиций. Убедитесь, что выгода, получаемая от автоматизации, превысит расходы на нее.

Не забывайте о безопасности. Хакеры могут добраться до всего, что находится в цифровом формате. Автоматизация упрощает вещи не только для вас, но и для онлайн-преступников. Позаботьтесь о своей компании и приобретите программное обеспечение для защиты и безопасности.

Автоматизированные сервисы можно внедрить практически в любую сферу бизнеса. Давайте рассмотрим как на практике используются автоматизационные процессы на примере ресторанной индустрии. Когда мы приходим в заведение, то не задумываемся о том как заказ передается от официанта на кухню, затем к конкретному повару, как менеджеры узнают об остатках на складе, как подсчитывается необходимое количество ингредиентов. На самом деле еще несколько лет назад все эти процессы происходили вручную, с листком бумаги и ручкой. Но благодаря таким сервисам по автоматизации как iiko, rkeeper  и др. большинство задач удалось автоматизировать. 

Но что же еще осталось за бортом? По результатам многих исследований одно из лидирующих позиций в вопросе о том, на что клиенты обращают больше всего внимания является предоставляемый сервис. Более половины оставляемых отзывов, как положительных так и отрицательных, касается именно этого аспекта. На данный момент ни один из ныне существующих инструментов не смог заметно улучшить именно качество обслуживания, потому что оно больше всего зависит от человеческого фактора. Зачастую, даже самые щедрые программы поощрения и большие штрафы не могут изменить качество работы официанта. 

Но что если каждый посетитель сможет самостоятельно контролировать весь процесс своего обслуживания? Не ждать пока официант увидит его в заполненном зале и принесет меню, а посмотреть его электронную версию и сразу сделать заказ? Не слушать рекомендации навязанные официантом , а прочитать все отзывы о конкретном заведении в одном месте прямо с экрана смартфона? Официант просто принесет Вам ваше блюдо. Единственное что Вам нужно ждать -только его приготовление. Влияние человеческого фактор и вероятность ошибки минимизирована, гость и ресторан экономят время (а время, как известно, это деньги). 

Прибавьте к этому функционалу систему лояльности и Вы получите практически идеал автоматизации в сфере обслуживания. И все это доступно с экрана смартфона, в виде обычного приложения. Вы можете делегировать часть обязанностей официанта напрямую гостю, не нагружая его, а давая ему контроль. Это хороший способ сэкономить средства на персонале, а также время на обслуживание одного стола.

Ждать внедрения такой системы не придется долго. Уже в ближайшее время компания eWaiter предоставит всем желающим свой сервис, которое сочетает в себе весь вышеописанный функционал. Главное его преимущество — ориентированность не только на рестораторов, но и обычных клиентов, потенциально всех кто ходит в заведения питания. Бесплатное для клиентов и доступное для каждого ресторана — ключ  к популяризации и привлечению новых клиентов. Привлекайте больше клиентов и тратьте на их обслуживание меньше ресурсов — рецепт Вашего идеального блюда для повышения прибыли. Если Вы хотите больше узнать об этом об этом универсальном решении, то посетите их сайт ewaiter.io 

Если вы хотите облегчить работу своих сотрудников и наладить выполнение рутинных задач, нет лучшего решения, чем программы для автоматизации бизнеса. Они предлагают огромное количество инструментов и функций для совместной работы и связи с клиентами.

Наш сайт: https://ewaiter.io
Telegram Chanel: https://t.me/ewaiterico